หลายกิจการคงสงสัยเกี่ยวกับการกำหนดให้พนักงานนำรถส่วนตัวของพนักงานเข้ามาใช้ในกิจการแล้วสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายในกิจการได้หรือไม่ แล้วต้องทำอย่างไรถึงจะนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้ ในบทความเรานี้เรามีคำตอบมาให้คุณ เราจะมาพูดเกี่ยวกับเรื่องของ “รถยนต์ของพนักงานนำมาใช้ในงานกิจการถือเป็นรายจ่ายได้หรือไม่”
ให้เราอ่านให้ฟัง
ซึ่งในบางกิจการมีรถยนต์ใช้ไม่เพียงพอในการติดต่อธุรกิจ หรือไม่มีรถยนต์ในกิจการเลย จึงจำเป็นต้องมีระเบียบกำหนดให้พนักงานสามารถนำรถยนต์ส่วนตัวของพนักงานเข้ามาใช้ในกิจการได้ โดยมีข้อกำหนดให้เบิก ค่าใช้จ่ายดังนี้
เบิกตามบิล
ตามปกติแล้วหากพนักงานนำรถยนต์ส่วนตัวมาใช้ในกิจการจะมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น พนักงานเติมน้ำมันจำนวน 1,000 บาท ก็สามารถนำบิลดังกล่าวมาเบิกเงินของกิจการได้ 1,000 บาท เท่ากับจำนวนในบิล แต่อย่างไรก็ตามในการเบิกต้องมีหลักฐานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่า การเติมน้ำมัน 1,000 บาทนำไปใช้ในกิจการจริงๆ อาจต้องทำรายละเอียดการเดินทางจาก ที่ไหนไปยังที่ไหน และระยะกี่กิโลเมตร เพื่อแสดงหลักฐานว่ามีการใช้งานในกิจการจริงๆ
เบิกตามจริง
บางกิจการได้กำหนดระเบียนของพนักงานไว้ตามจำนวนเงินที่จ่ายจริงโดยใช้วิธีนับไมล์ก่อนการเดินทาง และหลังการเดินทางตามระยะทาง (ตามกิโลเมตร) แล้วก็นำไปคูณกับจำนวนเงินที่กิจการกำหนดไว้ในระเบียบ เช่น กิโลเมตรละ 5 บาท แต่จำนวนดังกล่าวต้องมีหลักฐานชัดเจนในการคำนวณที่ไม่มากจนเกินไปเหมาะสมกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง โดยในรายงานควรระบุข้อความดังนี้
- รายงานการเดินทาง
- แสดงเวลาการเดินทาง
- ระยะทางจากต้นทาง – ปลายทาง
- สถานที่ไปปฏิบัติงาน
- ใบรับเงินค่าน้ำมัน หรือใบกำกับภาษี หรือบิลเงินสดแล้วแต่กรณี
เหมาจ่าย
เป็นวิธีที่หลายกิจการนิยมใช้กัน ซึ่งสามารถเบิกค่าใช้จ่ายรถยนต์โดยวิธีเหมาจ่าย ไม่ว่าจะเป็นค่าน้ำมัน ค่าซ่อมบำรุง เกี่ยวกับรถยนต์ โดยวิธีนำบิลเงินสดหรือใบกำกับภาษีเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายรถยนต์มาเบิกกับกิจการตามจำนวนที่กำหนดไว้ เช่น เหมาจ่ายเดือนละ 4,000 บาท แล้วนำบิลมาเบิกกับกิจการให้ครบ 4,000 บาท
จะพิสูจน์ได้อย่างไรว่าเอาไปใช้งานจริง?
แต่อย่างไรก็ตามส่วนมากกิจการจะมีปัญหาเกี่ยวกับ พนักงานหรือผู้บริหารนำบิลมาเบิกแล้วไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่า เดินทางไปเพื่อประกอบธุรกิจหรือธุระส่วนตัวของพนักงาน ส่วนบิลนั้นก็ไม่ครบถ้วน เช่น ชื่อของผู้ซื้อเขียนว่า “สด” เป็นต้น รวมถึงไม่ได้ระบุเลขทะเบียนรถยนต์ ซึ่งไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่า ได้มีการจ่ายจริง จำทะให้เกิดปัญหาด้านค่าใช้จ่ายทางภาษีตามมา
ดังนั้นเพื่อประโยชน์ต่อกกิจการควรทำโดยใช้วิธีเหมาจ่ายในแต่ละเดือนนั้นรวมไปเป็น “ประโยชน์ส่วนเพิ่ม” หรือ “รวมไปในเงินเดือนพนักงาน” ซึ่งจะทำให้กิจการสามารถนำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ไม่เป็นรายจ่ายต้องห้ามและไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์มาแนบอีกด้วย เนื่องจากนำไปรวมกับเงินเดือนแล้ว และมีการหักภาษีเงินได้ของพักงานจึงเป็นหลักฐานที่สามารถพิสูจน์ได้แล้ว
หากคุณยังมีความกังวลเกี่ยวกับเรื่องภาษี และบัญชีในด้านอื่นๆ ไม่แน่ใจว่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอยู่กับกิจการของตัวเองนั้นควรจะทำอย่างไรดี เราพร้อมที่จะช่วยคุณเอง ทักแชทเข้ามาปรึกษากับเราได้เลย ส่วนเรื่องบัญชี และภาษีจะเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ ทักไลน์ @taxcount (มี @) มาปรึกษาเรา หรือโทรมาคุยกับเรา โทร 098-828-6924