"พี่ครับ ลูกค้าขอใบเสนอราคา ผมต้องไปนั่งทำใน Word ทุกที จัดรูปแบบก็เพี้ยน เลขที่เอกสารก็ชนกันเอง พอลูกค้าจ่ายเงินจะออกใบเสร็จก็ต้องเริ่มพิมพ์ใหม่หมด" — เจ้าของกิจการรายเล็กหลายคนเจอแบบนี้ครับ เสียเวลา ดูไม่เป็นมืออาชีพ แถมตามเอกสารเก่าไม่เจอเวลาจะยื่นภาษี
ข่าวดีคือ taxcount pocket มีระบบออกเอกสารครบวงจรในตัว ตั้งแต่ใบเสนอราคาก่อนปิดงาน ไปจนถึงใบเสร็จและใบกำกับภาษีตอนรับเงิน เลขที่เอกสารรันให้อัตโนมัติ หน้าตาเอกสารใช้สีแบรนด์ของร้านคุณเอง และส่งให้ลูกค้าได้ทั้งแบบไฟล์ PDF และลิงก์เปิดดูออนไลน์ บทนี้ผมจะพาดูภาพรวมทั้งระบบก่อน แล้วค่อยเจาะลึกแต่ละประเภทในบทย่อยครับ
เริ่มที่หน้า "เอกสาร"
กดเมนู เอกสาร ฝั่งซ้าย คุณจะเข้าหน้าศูนย์รวมเอกสาร (hub) ที่มีหัวข้อ "เอกสาร" และคำอธิบายใต้หัวข้อว่า "เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการสร้างหรือดูรายการ"
แต่ละการ์ดคือเอกสารหนึ่งประเภท บนการ์ดจะมีป้ายบอก "ทิศทางเงิน" ให้เข้าใจง่าย ๆ ว่าเอกสารนั้นเกี่ยวกับเงินเข้าหรือเงินออก เช่น เสนอราคา, ขอเงิน, รับเงินแล้ว หรือ จ่ายเงิน พร้อมตัวเลขจำนวนเอกสารที่มีอยู่ ถ้าอยากเริ่มทำเอกสารใหม่ กดปุ่ม "+ สร้าง" ถ้าอยากดูของเก่าที่เคยทำไว้ กดปุ่ม "ดูรายการ" ส่วนการ์ดสีแดงมุมขวา "ทั้งหมด" ("เอกสารทุกประเภทรวมกัน") กดลิงก์ "ดูทั้งหมด →" เพื่อดูเอกสารทุกชนิดรวมในที่เดียว
เอกสาร 6 ประเภทที่ระบบทำให้ได้
taxcount pocket ออกเอกสารธุรกิจได้ 6 ชนิด แต่ละชนิดมีหน้าที่ต่างกันครับ:
| ประเภท | คำนำหน้า | ใช้เมื่อ |
|---|---|---|
| ใบเสนอราคา | QT | ก่อนตกลงราคากับลูกค้า |
| ใบแจ้งหนี้ | INV | ขอเก็บเงินจากลูกค้า |
| ใบเสร็จรับเงิน | RCP | รับเงินจากลูกค้าแล้ว |
| ใบกำกับภาษี | TAX | เฉพาะกิจการที่จด VAT |
| ใบสำคัญจ่าย | PV | บันทึกการจ่ายเงินออก |
| ใบสำคัญรับเงิน | RV | บันทึกการรับเงินเข้า |
ถ้ากิจการของคุณ ยังไม่จด VAT ก็ใช้ได้ทุกตัวยกเว้นใบกำกับภาษี ซึ่งสงวนไว้สำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT แล้วเท่านั้นครับ
เลขที่เอกสาร — ระบบรันให้อัตโนมัติ
เรื่องที่หลายคนปวดหัวคือ "เลขเอกสารชนกัน" — taxcount pocket จัดการให้แล้ว ระบบใช้รูปแบบ {คำนำหน้า}-{ปี ค.ศ.}-{ลำดับ} เช่น `INV-2026-0001` โดยรันลำดับให้อัตโนมัติแยกตามประเภทและแยกตามปี คุณไม่ต้องจำว่าทำถึงเลขไหนแล้ว แต่ถ้าอยากกำหนดเลขเองก็กดปุ่ม "แก้ไข" ในช่องเลขที่เอกสารได้ครับ
หน้าตาฟอร์มสร้างเอกสาร
ทุกประเภทเอกสารใช้ฟอร์มหน้าตาคล้ายกัน เข้าใจครั้งเดียวใช้ได้หมด ผมขอยกใบเสนอราคาเป็นตัวอย่าง
ฟอร์มแบ่งเป็นส่วนหลัก ๆ ดังนี้:
- ส่วน "ข้อมูลเอกสาร" — ใส่ "เลขที่เอกสาร" (มาให้อัตโนมัติ), "วันที่เอกสาร", "หัวข้อ / อ้างอิง" และ "เงื่อนไขการชำระเงิน"
- ส่วน "ลูกค้า / ผู้รับ" — มีช่อง "ค้นหาผู้ติดต่อ" ดึงข้อมูลลูกค้าเก่ามาเติมให้อัตโนมัติ หรือพิมพ์ "ชื่อ", "เลขประจำตัวผู้เสียภาษี", "ที่อยู่" ใหม่ก็ได้
- ส่วน "รายการสินค้า / บริการ" — เพิ่มแถวด้วยปุ่ม "+ เพิ่มรายการ" ช่องสินค้าค้นหาจากคลังสินค้าให้อัตโนมัติ ระบบรวมยอดให้เอง
- ส่วน "หมายเหตุ" — มีทั้ง "หมายเหตุสำหรับลูกค้า (แสดงในเอกสาร)" และ "หมายเหตุภายใน (ไม่แสดงในเอกสาร)"
ด้านล่างมีปุ่ม "บันทึกร่าง", "อนุมัติและบันทึก" และ "บันทึกและดูตัวอย่าง" ให้เลือกตามจังหวะงานครับ
ดูและจัดการเอกสารที่ทำไว้
เมื่อทำเอกสารแล้ว ทุกใบจะมารวมในหน้ารายการ ค้นหา กรอง และดูสถานะได้ครบ
มีช่องค้นหา "ค้นหาเลขที่ / ลูกค้า…", ตัวกรองวันที่ และตัวกรองสถานะ "ทุกสถานะ / ร่าง / อนุมัติ / ยกเลิก / ลบแล้ว" ด้านบนมีแท็บ "เอกสาร / ถังขยะ / ลิ้งค์แชร์" และสลับมุมมองระหว่าง "รายการ" (ตาราง) กับ "แผนสถานะ" (บอร์ดแบบคานบัง ลากการ์ดเปลี่ยนสถานะได้) ทุกเอกสารจะมีป้ายสถานะกำกับ ได้แก่ ร่าง / อนุมัติ / ยกเลิก / ลบ
ส่งให้ลูกค้า — PDF หรือลิงก์ก็ได้
พอเปิดเอกสารใบใดใบหนึ่ง ระบบจะแสดงผลแบบพร้อมพิมพ์ ใช้สีแบรนด์ของกิจการคุณ และมีจำนวนเงินเป็นตัวอักษรไทยให้เรียบร้อย
ปุ่ม "PDF" ดาวน์โหลดไฟล์ไปส่งทางไลน์หรืออีเมลของคุณเองได้เลย ส่วนปุ่ม "สร้างลิ้งค์สาธารณะ" ทำลิงก์ให้ลูกค้าเปิดดูและดาวน์โหลดเอกสารได้เองโดยไม่ต้องล็อกอิน รายละเอียดสองวิธีนี้ผมเขียนแยกไว้ในบทที่ 16 ครับ
เรื่องที่ควรรู้: เอกสารที่กด "อนุมัติ" แล้ว โดยเฉพาะใบกำกับภาษี ระบบจะล็อกข้อมูลการเงินและข้อมูลผู้ซื้อไว้ เพื่อให้เอกสารที่ออกไปแล้วถูกต้องตรงกันทุกฉบับ ถ้าจำเป็นต้องแก้จริง ๆ แนะนำให้ตรวจให้ชัวร์ก่อนกดอนุมัติครับ
สรุป
taxcount pocket ช่วยให้คุณออกเอกสารธุรกิจครบวงจรในที่เดียว — เลือกประเภทจากหน้า เอกสาร, กรอกฟอร์มที่หน้าตาเหมือนกันทุกชนิด, เลขที่รันอัตโนมัติ, แล้วส่งให้ลูกค้าเป็น PDF หรือลิงก์ ทั้งหมดดูเป็นมืออาชีพและตามเก็บง่ายเวลายื่นภาษี
ถ้าลองแล้วติดตรงไหน หรืออยากให้ช่วยดูภาษีของกิจการคุณ ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ
อ่านต่อเชิงลึก
อยากลงรายละเอียดแต่ละประเภทเอกสาร อ่านบทย่อยเหล่านี้ต่อได้เลยครับ:
- วงจรเอกสารขาย: ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จรับเงิน — ไล่ตั้งแต่เสนอราคาจนรับเงินครบวงจร
- ออกใบกำกับภาษีสำหรับกิจการจด VAT — ข้อมูลผู้ขาย การคิด VAT 7% และสิ่งที่ต้องเตรียม
- ใบสำคัญจ่าย และใบสำคัญรับเงิน — บันทึกเงินเข้า-ออกพร้อมแนบหลักฐาน
- ส่งออก PDF และแชร์ลิงก์เอกสารให้ลูกค้า — ดาวน์โหลด PDF และทำลิงก์สาธารณะ