"ลูกค้าทักมาถามราคา ผมต้องส่งใบเสนอราคาให้ก่อน พอเขาตกลง ผมก็ต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อขอเงิน และพอเขาโอนมาแล้ว เขาขอใบเสร็จด้วย" — นี่คือวงจรการขายปกติของกิจการเล็ก ๆ ครับ สามใบนี้เป็นคนละจังหวะของดีลเดียวกัน
ข่าวดีคือ taxcount pocket ทำเอกสารทั้งสามแบบนี้ได้ในฟอร์มหน้าตาเดียวกัน เข้าใจครั้งเดียวใช้ได้หมด บทนี้ผมจะพาไล่ตามวงจรการขายทีละขั้นครับ
บทนี้เป็นส่วนหนึ่งของคู่มือ ออกเอกสารธุรกิจอย่างมืออาชีพด้วย taxcount pocket
ขั้นที่ 1 — ใบเสนอราคา (QT) ก่อนตกลงราคา
เมื่อลูกค้าถามราคา ใบแรกที่ส่งคือ ใบเสนอราคา ครับ ที่หน้า เอกสาร กดปุ่ม "+ สร้าง" บนการ์ดใบเสนอราคา (ป้ายบนการ์ดเขียนว่า เสนอราคา)
กรอกฟอร์มตามนี้:
- ส่วน "ข้อมูลเอกสาร" — เลขที่เอกสารขึ้นรูปแบบ `QT-2026-xxxx` ให้อัตโนมัติ กรอก "วันที่เอกสาร" และ "หัวข้อ / อ้างอิง" เช่น ชื่องานที่เสนอ
- "อายุใบเสนอราคา (วัน)" — ช่องนี้มีเฉพาะใบเสนอราคา ใส่จำนวนวันที่ยืนราคา เช่น 30 วัน แล้วช่อง "วันครบกำหนด" จะกลายเป็น "ยืนราคาถึง" ให้เอง
- "เงื่อนไขการชำระเงิน" — เช่น "ชำระภายใน 30 วัน หรือ ชำระ 50% ก่อนเริ่มงาน"
- ส่วน "ลูกค้า / ผู้รับ" — พิมพ์ในช่อง "ค้นหาผู้ติดต่อ" เพื่อดึงลูกค้าเก่า หรือกรอก "ชื่อ" ใหม่
- ส่วน "รายการสินค้า / บริการ" — กด "+ เพิ่มรายการ" แล้วกรอกคอลัมน์ สินค้า / บริการ / จำนวน / หน่วย / ราคา/หน่วย / ยอดรวม ช่องสินค้าค้นหาจากคลังสินค้าให้อัตโนมัติ
เสร็จแล้วกด "บันทึกและดูตัวอย่าง" เพื่อตรวจหน้าตาก่อนส่ง หรือ "อนุมัติและบันทึก" ถ้าพร้อมส่งเลย
เคสร้านรับเหมา: ช่างต้นรับงานรีโนเวทห้องน้ำ ส่งใบเสนอราคาตั้งอายุ 15 วัน พร้อมเงื่อนไข "ชำระ 50% ก่อนเริ่มงาน" ลูกค้าเห็นชัดเจน ไม่ต้องตามทวงเอกสารทีหลัง
ขั้นที่ 2 — ใบแจ้งหนี้ (INV) ขอเก็บเงิน
พอลูกค้าตกลงราคาแล้ว ขั้นต่อไปคือออก ใบแจ้งหนี้ เพื่อขอเก็บเงิน ที่หน้า เอกสาร การ์ดใบแจ้งหนี้มีป้าย ขอเงิน กดปุ่ม "+ สร้าง"
ฟอร์มเหมือนใบเสนอราคาแทบทุกอย่าง ต่างตรงที่ไม่มีช่องอายุใบเสนอราคา แต่มี "วันครบกำหนด" ให้กำหนดวันที่ต้องชำระแทน เลขที่จะขึ้นเป็น `INV-2026-xxxx` ครับ
เคล็ดลับที่ช่วยประหยัดเวลา: ถ้าคุณทำใบเสนอราคาไว้แล้ว ข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าหลายอย่างค้นหาดึงกลับมาใช้ซ้ำได้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด
ขั้นที่ 3 — ใบเสร็จรับเงิน (RCP) รับเงินแล้ว
เมื่อลูกค้าจ่ายเงินมาแล้ว ออก ใบเสร็จรับเงิน เป็นหลักฐานการรับเงิน การ์ดใบเสร็จรับเงินมีป้าย รับเงินแล้ว กดปุ่ม "+ สร้าง" เลขที่ขึ้นเป็น `RCP-2026-xxxx`
จุดพิเศษของใบเสร็จรับเงินคือมีส่วน "วิธีรับเงิน" ให้ระบุ:
- "เงินสด" — รับเป็นเงินสด
- "โอนเงิน" — มีช่อง "หมายเลขอ้างอิง (เลข ref / สลิป)" ให้กรอกเลขอ้างอิงจากสลิป
- "เช็ค" — มีช่อง "เลขที่เช็ค" และ "ธนาคาร" ให้กรอก
ใส่วิธีรับเงินให้ตรงกับที่ลูกค้าจ่ายจริง เวลากลับมาดูย้อนหลังจะรู้ทันทีว่ารับมาทางไหนครับ
ดูทั้งวงจรในหน้ารายการ
เอกสารทั้งสามแบบมารวมในหน้ารายการเดียวกัน ค้นหาและกรองได้สะดวก
ใช้ช่อง "ค้นหาเลขที่ / ลูกค้า…" หาเอกสารของลูกค้ารายใดรายหนึ่ง หรือกรองสถานะ ร่าง / อนุมัติ / ยกเลิก / ลบแล้ว ได้ และถ้าชอบเห็นภาพรวมแบบบอร์ด สลับไปมุมมอง "แผนสถานะ" แล้วลากการ์ดเปลี่ยนสถานะได้เลย
สรุป
วงจรเอกสารขายของ taxcount pocket ไล่ตามจังหวะดีลจริง — ใบเสนอราคา (เสนอราคา) → ใบแจ้งหนี้ (ขอเงิน) → ใบเสร็จรับเงิน (รับเงินแล้ว) ทั้งสามใช้ฟอร์มเดียวกัน เลขที่รันอัตโนมัติแยกตามประเภท ทำให้คุณส่งเอกสารได้ครบทุกขั้นโดยไม่ต้องเริ่มพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง
ถ้าลองแล้วติดตรงไหน หรืออยากให้ช่วยดูภาษีของกิจการคุณ ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ
ถ้ากิจการคุณจด VAT แล้ว อ่านต่อเรื่อง ออกใบกำกับภาษี และถ้าต้องบันทึกเงินเข้า-ออกแบบอื่น ดู ใบสำคัญจ่าย และใบสำคัญรับเงิน ครับ