ส่งออก PDF และแชร์ลิงก์เอกสารให้ลูกค้า

"ทำเอกสารในระบบเสร็จแล้ว ทีนี้จะส่งให้ลูกค้ายังไงดี? ลูกค้าบางคนขอเป็นไฟล์ บางคนขอแค่ลิงก์เปิดดูบนมือถือก็พอ" — taxcount pocket รองรับทั้งสองแบบครับ จะดาวน์โหลด PDF ไปส่งเองทางไลน์ก็ได้ หรือทำลิงก์ให้ลูกค้าเปิดดูเองโดยไม่ต้องล็อกอินก็ได้

บทนี้ผมจะพาดูทั้งสองวิธี พร้อมหน้าจัดการลิงก์แชร์ที่ดูได้ว่าลูกค้าเปิดดูเอกสารไปกี่ครั้งแล้วครับ

บทนี้เป็นส่วนหนึ่งของคู่มือ ออกเอกสารธุรกิจอย่างมืออาชีพด้วย taxcount pocket

วิธีที่ 1 — ดาวน์โหลด PDF

เปิดเอกสารใบที่ต้องการ ระบบจะแสดงผลแบบพร้อมพิมพ์ ใช้สีแบรนด์ของกิจการ และมีจำนวนเงินเป็นตัวอักษรไทย ด้านบนมีแถบปุ่มเครื่องมือ

กดปุ่ม "PDF" ระบบจะสร้างไฟล์ PDF ของเอกสารให้ดาวน์โหลด ไฟล์นี้หน้าตาเหมือนที่เห็นบนจอเป๊ะ ทั้งสีแบรนด์ โลโก้ และจำนวนเงินตัวอักษรไทย เอาไปส่งทางไลน์ แนบอีเมลของคุณเอง หรือพิมพ์ออกมาก็ได้ตามสะดวกครับ

วิธีที่ 2 — สร้างลิงก์สาธารณะ

ถ้าไม่อยากส่งไฟล์ ให้กดปุ่ม "สร้างลิ้งค์สาธารณะ" ระบบจะสร้างลิงก์เฉพาะของเอกสารใบนั้นให้ คุณก๊อปปี้ลิงก์ไปส่งให้ลูกค้าได้เลย

ข้อดีของลิงก์สาธารณะคือ ลูกค้า เปิดดูและดาวน์โหลด PDF ได้เองโดยไม่ต้องล็อกอิน เหมาะกับลูกค้าที่อยากดูบนมือถือเร็ว ๆ หรืออยากเก็บลิงก์ไว้เปิดซ้ำได้ทุกเมื่อ ไม่ต้องให้คุณส่งไฟล์ซ้ำหลายรอบ

ดูภาพรวมที่หน้า "ลิ้งค์ที่แชร์"

ลิงก์ทุกอันที่คุณสร้างจะมารวมในเมนู ลิ้งค์ที่แชร์ ฝั่งซ้าย

หน้านี้มีหัวข้อ "จัดการลิ้งค์แชร์เอกสาร" ด้านบนเป็นการ์ดสถิติ 4 ใบ:

• "ลิ้งค์ทั้งหมด" — จำนวนลิงก์ที่สร้างไว้ทั้งหมด
• "กำลังเปิดใช้งาน" — ลิงก์ที่ยังเปิดให้เข้าดูได้
• "การเข้าดูรวม" — รวมจำนวนครั้งที่มีคนเปิดดูเอกสาร
• "ดาวน์โหลด PDF" — รวมจำนวนครั้งที่มีการดาวน์โหลด

มีปุ่มกรองตามประเภทเอกสารด้านบนขวา (ทั้งหมด / ใบแจ้งหนี้ / ใบเสนอราคา / ใบเสร็จรับเงิน และอื่น ๆ) ถ้ายังไม่มีลิงก์ในหมวดที่เลือก จะขึ้นข้อความ "ไม่พบลิงก์แชร์ในหมวดหมู่นี้" ครับ

เคสร้านใบชา คาเฟ่: ใบเตยส่งลิงก์ใบเสนอราคาให้ลูกค้าทางไลน์ พอกลับมาดูที่หน้า "ลิ้งค์ที่แชร์" เห็นว่า "การเข้าดูรวม" ขึ้นเป็น 3 ครั้ง รู้เลยว่าลูกค้าเปิดอ่านแล้ว ตามงานต่อได้อย่างมั่นใจ

ข้อควรรู้ก่อนแชร์

ก่อนส่งเอกสารออกไป แนะนำให้ตรวจความถูกต้องให้เรียบร้อยก่อนครับ โดยเฉพาะเอกสารที่กด "อนุมัติ" แล้ว เช่น ใบกำกับภาษี ระบบจะล็อกข้อมูลการเงินและข้อมูลผู้ซื้อไว้ เพื่อให้เอกสารที่ลูกค้าได้รับตรงกับที่บันทึกในระบบทุกฉบับ ฉะนั้นเช็กยอดเงิน ชื่อ และที่อยู่ให้ชัวร์ก่อนสร้างลิงก์หรือดาวน์โหลด PDF จะดีที่สุดครับ

สรุป

taxcount pocket ส่งเอกสารให้ลูกค้าได้สองทาง — กด "PDF" เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ไปส่งเอง หรือกด "สร้างลิ้งค์สาธารณะ" เพื่อให้ลูกค้าเปิดดู-ดาวน์โหลดได้เองโดยไม่ต้องล็อกอิน แถมหน้า ลิ้งค์ที่แชร์ ยังบอกได้ว่าลูกค้าเปิดดูไปแล้วกี่ครั้ง ทำให้ตามงานง่ายและดูเป็นมืออาชีพครับ

ถ้าลองแล้วติดตรงไหน หรืออยากให้ช่วยดูภาษีของกิจการคุณ ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ