สวัสดีครับ ผมมิว ที่ปรึกษาภาษีของ taxcount
มีลูกค้าท่านหนึ่งทักมาถามด้วยน้ำเสียงร้อนใจครับว่า "พี่ครับ ผมขายของให้ลูกค้ารายนี้ทีเดียว 30 กว่ารายการ พอกรอกในใบกำกับภาษีแล้วมันล้นหน้ากระดาษ จะทำยังไงดี ต้องแยกออกหลายใบไหม?" คำถามนี้เจอบ่อยมากครับ โดยเฉพาะร้านค้าส่งหรือธุรกิจที่ขายของหลายชนิดในบิลเดียว
ข่าวดีคือ taxcount quick จัดการเรื่องนี้ให้คุณอัตโนมัติครับ ไม่ต้องแยกใบ ไม่ต้องนั่งคำนวณว่ารายการไหนควรอยู่หน้าไหน วันนี้ผมจะพาคุณทำความเข้าใจเรื่องเอกสารหลายหน้า การใช้ปุ่มซูมดูตัวอย่าง และการดาวน์โหลด/พิมพ์ PDF ไปทีละขั้นครับ
เมื่อรายการเยอะจนเกินหนึ่งหน้า ระบบตัดหน้าให้อัตโนมัติ
หัวใจสำคัญที่อยากให้คุณสบายใจคือ เมื่อรายการสินค้าของคุณมีมากจนเกินพื้นที่ของกระดาษ A4 หนึ่งแผ่น ระบบจะ "ตัดหน้าให้อัตโนมัติ" ครับ คุณแค่กรอกรายการต่อไปเรื่อย ๆ ระบบจะคำนวณเองว่าควรขึ้นหน้าใหม่ตรงไหน
แล้วระบบจัดวางยังไงให้เอกสารยังถูกต้องและอ่านง่าย? ผมสรุปเป็นตารางให้ดูครับ
| ส่วนของเอกสาร | แสดงที่ไหน |
|---|---|
| หัวเอกสาร (ชื่อ–ที่อยู่ผู้ขาย / ผู้ซื้อ) | แสดงซ้ำที่ "ต้นของทุกหน้า" |
| รายการสินค้า | ไล่ต่อเนื่องไปจนเต็มแต่ละหน้า |
| ข้อความ "— ต่อหน้าถัดไป —" | ท้ายหน้าที่ "ยังไม่ใช่หน้าสุดท้าย" |
| สรุปยอด (ยอดรวม / VAT / รวมเป็นเงิน) | อยู่ที่ "หน้าสุดท้าย" |
| ช่องเซ็น (ผู้อนุมัติ / ผู้รับเอกสาร) | อยู่ที่ "หน้าสุดท้าย" |
เหตุผลที่หัวเอกสารแสดงซ้ำทุกหน้า เพราะถ้าเอกสารถูกพิมพ์ออกมาแล้วหลุดจากกันคนละแผ่น แต่ละหน้าก็ยังบอกได้ว่าเป็นของใคร ออกให้ใคร ส่วนสรุปยอดและช่องเซ็นอยู่หน้าสุดท้ายเสมอ เพื่อให้คนเซ็นรู้ว่าเซ็นรับรองยอดรวมทั้งฉบับครับ
หน้าแรกของเอกสารหลายหน้า
หน้าที่ยังไม่ใช่หน้าสุดท้าย คุณจะเห็นข้อความ "— ต่อหน้าถัดไป —" ที่ท้ายหน้า เป็นสัญญาณว่ายังมีรายการต่ออีกครับ
หน้าสุดท้ายของเอกสาร
พอถึงหน้าสุดท้าย ระบบจะปิดท้ายด้วยส่วนสรุปยอดและช่องเซ็นให้ครบ ไม่ต้องห่วงว่ายอด VAT หรือยอดรวมจะตกหล่นครับ
แถบควบคุมการซูม ดูตัวอย่างให้ชัดก่อนพิมพ์
เหนือพื้นที่ตัวอย่างเอกสาร จะมีแถบควบคุมการซูมให้คุณปรับมุมมองได้ตามใจครับ มีประโยชน์มากเวลาเอกสารยาวหลายหน้าหรือเวลาคุณอยากตรวจตัวเลขให้ชัด ๆ ก่อนสั่งพิมพ์
องค์ประกอบบนแถบมีดังนี้ครับ
| ปุ่ม / ตัวเลือก | ทำอะไร |
|---|---|
| ปุ่ม − | ลดระดับการซูม (ซูมออก) |
| ปุ่ม + | เพิ่มระดับการซูม (ซูมเข้า) |
| ดรอปดาวน์ระดับซูม | เลือก Fit Width, Fit Page, 50%, 75%, 100%, 125%, 150% |
| ตัวบอกหน้า "หน้า x / y" | บอกว่าตอนนี้ดูอยู่หน้าที่เท่าไหร่ จากทั้งหมดกี่หน้า |
คำแนะนำเล็ก ๆ จากผมครับ
- Fit Width เหมาะกับการอ่านตัวหนังสือให้เต็มความกว้างจอ
- Fit Page เหมาะกับการมองภาพรวมทั้งหน้าว่าจัดวางสวยไหม
- ส่วนตัวบอกหน้า "หน้า x / y" ช่วยให้คุณรู้ทันทีว่าเอกสารของคุณยาวกี่หน้า ถ้าเห็นว่ามีหลายหน้า ก็เป็นเรื่องปกติเมื่อรายการเยอะครับ
ดาวน์โหลด PDF และสั่งพิมพ์
พอตรวจตัวอย่างเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปคือออกเอกสารจริงครับ ปุ่มที่ใช้จะอยู่บนแถบด้านบน
- ปุ่ม "ดาวน์โหลด PDF" (ปุ่มสีเหลือง) — กดแล้วระบบจะสร้างไฟล์ PDF ภาษาไทยให้คุณดาวน์โหลดเก็บไว้ ส่งต่อทางอีเมลหรือ LINE ได้เลย
- ปุ่ม "พิมพ์" — กดแล้วระบบจะเปิดกล่องพิมพ์ของเบราว์เซอร์ ให้คุณเลือกเครื่องพิมพ์แล้วสั่งพิมพ์ออกกระดาษได้ทันที
ลำดับขั้นการออกเอกสาร
- กรอกข้อมูลในฟอร์มให้ครบ
- ดูตัวอย่างด้านขวา ปรับซูมตามต้องการ ตรวจให้แน่ใจว่าตัวเลขถูก
- กด "ดาวน์โหลด PDF" หรือ "พิมพ์"
- ถ้ากรอกครบ ระบบจะสร้างไฟล์/เปิดกล่องพิมพ์ให้ทันที
ถ้ากรอกไม่ครบ ระบบจะเตือน
ก่อนสร้าง PDF หรือสั่งพิมพ์ ระบบจะตรวจให้ก่อนว่าคุณกรอกช่องจำเป็นครบหรือยังครับ ถ้ายังขาดอยู่ จะมีข้อความเตือนบอกว่าต้องแก้ช่องไหน คุณก็แค่กลับไปเติมให้ครบแล้วกดใหม่ ระบบทำแบบนี้เพื่อกันไม่ให้เอกสารออกไปแบบข้อมูลตกหล่นครับ
ความเป็นส่วนตัว ข้อมูลของคุณไม่ถูกเก็บบนเซิร์ฟเวอร์
เรื่องนี้ผมอยากเน้นเป็นพิเศษครับ เพราะลูกค้าหลายคนเป็นห่วงว่าข้อมูลลูกค้า ยอดขาย หรือเลขผู้เสียภาษีจะรั่วไหม
ตอนคุณกด "ดาวน์โหลด PDF" ข้อมูลจะถูกส่งไปเพื่อ "สร้างไฟล์ PDF เท่านั้น" แล้วถูกลบทิ้งทันที ไม่มีการเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ไม่มีฐานข้อมูล ไม่มีไฟล์ค้าง พูดง่าย ๆ คือพอไฟล์เสร็จ ข้อมูลก็หายไปจากระบบเลยครับ คุณจึงสบายใจได้ว่าเอกสารเป็นของคุณคนเดียว
สรุป
มาทบทวนกันสั้น ๆ ครับ
- รายการเยอะเกินหนึ่งหน้า ระบบ ตัดหน้าให้อัตโนมัติ หัวเอกสารแสดงซ้ำทุกหน้า สรุปยอดและช่องเซ็นอยู่หน้าสุดท้าย
- ใช้ แถบซูม (ปุ่ม − / + และดรอปดาวน์ Fit Width, Fit Page, 50–150%) พร้อมตัวบอก "หน้า x / y" เพื่อตรวจเอกสารให้ชัดก่อนออกจริง
- กด ดาวน์โหลด PDF (ปุ่มเหลือง) หรือ พิมพ์ ได้เลย ถ้ากรอกไม่ครบระบบจะเตือนให้แก้ก่อน
- ข้อมูลของคุณถูกใช้สร้าง PDF แล้ว ลบทันที ไม่เก็บบนเซิร์ฟเวอร์
อยากเห็นภาพรวมทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ ลองอ่านเสาหลักได้ที่ วิธีออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จด้วย taxcount quick ครับ
ถ้าติดตรงไหน หรือเอกสารหลายหน้าของคุณดูไม่เป็นไปอย่างที่คิด ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ 🙂