ค่ารับรองคืออะไร? เบิกได้เท่าไหร่?

ค่ารับรอง เป็นค่าใช้จ่ายที่มีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจ ครอบคลุมตั้งแต่ค่าที่พัก อาหาร เครื่องดื่ม และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการต้อนรับลูกค้าหรือพันธมิตรทางธุรกิจ ในแง่ของการบัญชี ค่ารับรองสามารถนำไปคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหารเพื่อหากำไรสุทธิได้ แต่ในมุมมองของภาษีอากร มันถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร ซึ่งโดยปกติแล้วไม่สามารถนำไปคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ อย่างไรก็ตาม กฎหมายได้เปิดช่องให้มีข้อยกเว้น โดยอนุญาตให้นำค่ารับรองมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ หากเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ซึ่งผู้ประกอบการจำเป็นต้องทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้เพื่อการบริหารค่าใช้จ่ายและภาษีอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ต้องเป็นบุคคลภายนอก เช่น ลูกค้า เจ้าหนี้ หรือผู้ที่อาจมีผลประโยชน์กับกิจการในอนาคต
2. ไม่ใช่พนักงานของกิจการ ยกเว้นมีหน้าที่ต้องร่วมในการรับรอง

ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการรับรองเพื่อให้ประโยชน์กับกิจการและอาจมีผลตอบแทนเกิดขึ้นในอนาคต แล้วต้องเป็นประโยชน์กับกิจการจริงๆ ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการรับรอง แบ่งเป็น 2 ประเภท:

1. ค่ารับรองโดยตรง
   • ค่าที่พัก เช่น ค่าโรงแรม ค่าเช่าห้องให้กับลูกค้า
   • ค่าเดินทาง เช่น ค่าตั๋วเครื่องบิน ค่ารถ เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อธุรกิจให้รวดเร็วขึ้น
   • ค่าอาหารและเครื่องดื่ม เช่น การเลี้ยงอาหารและเครื่องดื่มกับคนภายนอกที่เข้ามาติดต่อกิจการ
   • ข้อสังเกต: กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนเงินสำหรับการรับรองหรือค่าบริการว่าแต่ละครั้งต้องไม่เกินเท่าไหร่
2. ซื้อสิ่งของเพื่อรับรอง
   • การซื้อของให้กับบุคคลภายนอก กฎหมายกำหนดจำนวนเงินไม่เกินคนละ 2,000 บาท ในแต่ละครั้งที่มีการรับรองหรือบริการ
   • ถ้าค่ารับรองไม่เกิน 2,000 บาท สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้เท่าที่จ่ายจริง
   • ส่วนที่เกิน 2,000 บาท จะเป็นรายจ่ายต้องห้าม

เมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีแล้ว ค่ารับรองตลอดทั้งปีรวมกันต้องไม่เกิน 0.3% ของยอดรายได้หรือยอดขายก่อนหักค่าใช้จ่าย หรือเงินทุนที่ชำระแล้ว ณ วันที่สิ้นรอบระยะเวลาบัญชี แล้วแต่อย่างใดจะมากกว่า และกฎหมายกำหนดว่าสามารถนำมาเป็นค่ารับรองได้สูงสุดไม่เกิน 10,000,000 บาท

1. รายได้รวม 1,530,000 บาท ทุนจดทะเบียนชำระแล้ว 1,000,000 บาท เลือกยอดที่มากกว่า คือ 1,530,000 บาท ค่ารับรองที่นำมาคำนวณภาษีได้ = 1,530,000 x 0.3% = 4,590 บาท ส่วนที่เหลือจะกลายเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามในการคำนวณกำไรสุทธิ
2. รายได้รวม 3,500 ล้านบาท ค่ารับรองที่คำนวณได้ = 3,500,000,000 x 0.3% = 10,500,000 บาท แต่กฎหมายกำหนดสูงสุดไม่เกิน 10,000,000 บาท ดังนั้น ค่ารับรองที่นำมาคำนวณภาษีได้ = 10,000,000 บาท  ส่วนที่เหลืออีก 500,000 บาท เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามในการคำนวณกำไรสุทธิ

• ต้องมีกรรมการหรือผู้ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับรองว่าเป็นไปตามนโยบายของกิจการ และมีการกำหนดเงื่อนไขในการมอบหมาย เช่น ผู้จัดการสามารถรับรองได้ไม่เกินจำนวนที่กำหนดไว้
• ต้องมีหลักฐานรับรอง สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับของรับรองหรือบริการนั้น ๆ

เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานทางบัญชีและกฎหมายภาษี ธุรกิจจำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารสำหรับการเบิกจ่ายค่ารับรอง ดังต่อไปนี้:

1. แบบฟอร์มการอนุมัติค่ารับรอง: 
   •   จัดทำเอกสารขออนุมัติการเบิกจ่ายค่ารับรอง
   •   ต้องมีลายเซ็นของผู้มีอำนาจ เช่น กรรมการบริษัท ผู้จัดการ หรือบุคคลที่ได้รับมอบอำนาจจากองค์กรให้เป็นผู้อนุมัติ
2. รายละเอียดของผู้รับการรับรอง:
   •   ระบุข้อมูลของบุคคลภายนอกที่ได้รับการเลี้ยงรับรอง
   •   ควรแจกแจงความสัมพันธ์กับบริษัท
   •   ข้อมูลที่ควรมี: ชื่อ-นามสกุล, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ
3. หลักฐานการชำระเงิน:
   •   จัดเก็บเอกสารที่แสดงการจ่ายเงินค่ารับรอง
   •   ตัวอย่างเช่น: ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษี, หรือใบสำคัญรับเงิน

• https://www.rd.go.th/2495.html