เก็บเอกสารทางธุรกิจอะไรบ้างเวลาจ่ายและรับเงิน?

การทำธุรกิจกับการเข้า-ออกเงินนั้นเป็นของคู่กัน ไม่ว่าจะรับหรือจ่ายเงิน การมีแค่สเตทเมนท์จากธนาคารอาจไม่เพียงพอ คุณต้องมีหลักฐานอื่นๆ ประกอบด้วย เพื่อให้การบันทึกบัญชีและยื่นภาษีถูกต้อง 

นอกจากนี้เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะยังจำได้ไหมว่ารายการเข้า-ออกเงินพวกนี้เกิดขึ้นจากสาเหตุอะไร คุณได้รับเงินจากที่ไหนบ้าง ด้วยเหตุผลอะไร หรือคุณจ่ายเงินออกไปให้ใครบ้าง เพราะเรื่องอะไรแน่นอนว่าตอนแรกๆ อาจจะดูยุ่งยากซับซ้อนไปหน่อย แต่ลองมองในอีกมุมนึง มันจะเหมือนสมุดบันทึกประจำวันที่จะช่วยเตือนความจำคุณว่าเงินพวกนั้นเข้า-ออกไปที่ไหนบ้าง ด้วยสาเหตุอะไร ในบทความนี้นะครับ เราจะมาพูดถึงเอกสารต่างๆ ที่คุณควรจะเก็บรักษาไว้ทุกครั้งที่มีการรับหรือจ่ายเงิน

สำหรับการเก็บเอกสารนั้น เราจะแบ่งออกเป็น 2 ชุดหลักๆ ได้แก่ ชุดจ่าย ซึ่งประกอบด้วยเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับทุกครั้งที่คุณมีการจ่ายเงินออกไป เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานการจ่ายเงินอื่นๆ และชุดรับ ซึ่งประกอบด้วยเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับทุกครั้งที่คุณมีการรับเงินเข้ามา เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบส่งของ หรือหลักฐานการรับเงินอื่นๆ

เอกสารที่ต้องเก็บไว้กรณีที่ซื้อบริการ (มีภาษีหัก ณ ที่จ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง)

• ออกใบหัก ณ ที่จ่าย (เราหักเขา)
  • ต้นฉบับ ส่งให้กับผู้ให้บริการ
  • สำเนา แนบกับใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
• ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี จากผู้ให้บริการ
  • ถ้าไม่มีเป็นใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน พร้อมบัตรประชาชนของผู้ให้บริการ

เอกสารที่ต้องเก็บไว้กรณีที่ซื้อสินค้า

• ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี จากผู้ขายสินค้า
  • ถ้าไม่มีเป็นใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน พร้อมบัตรประชาชนของผู้ขายสินค้า
• ต้นฉบับใบส่งของ (ถ้ามี)

Tips: กรณีที่จะมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย (เราหักเขา) จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อคุณซื้อบริการ แต่ถ้าคุณซื้อสินค้า ไม่ต้องทำหัก ณ ที่จ่าย 

บทความที่เกี่ยวข้อง : 8 จุดสำคัญที่ต้องมีในใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ

เอกสารที่ต้องเก็บไว้กรณีขายบริการ (มีภาษีหัก ณ ที่จ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง)

• รับใบหัก ณ ที่จ่ายต้นฉบับจากผู้ซื้อบริการ (เราถูกเขาหัก)
• ออกใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
  • ต้นฉบับ ส่งให้กับลูกค้า
  • สำเนา แนบกับใบหัก​ ณ ที่จ่าย
• Pay-slip ที่ลูกค้าโอนเงินให้เรา (ถ้ามี)

เอกสารที่ต้องเก็บไว้กรณีขายสินค้า

• ออกใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
  • ต้นฉบับ ส่งให้กับลูกค้า
• Pay-slip ที่ลูกค้าโอนเงินให้เรา (ถ้ามี)

หลังจากแทคซ์เคาต์ได้บันทึกบัญชีรายเดือนและส่งเอกสารต่างๆ กลับคืนให้คุณแล้ว คุณจะต้องเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ไว้เป็นระยะเวลาอีก 5 ปี ตามที่พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 ได้ระบุไว้

อ้างอิง

• ประมวลรัษฎากร มาตรา 3 เตรส
• ท.ป. 4/2528
• พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14
• ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ ฉบับที่ 240