สวัสดีครับ ผมมิวครับ
จุดที่คนมักพลาดเวลาเริ่มใช้ระบบใหม่ ๆ คือออกใบกำกับภาษีไปแล้วเพิ่งรู้ว่าเลขผู้เสียภาษีหรือที่อยู่ลูกค้าผิดครับ พอแก้ทีหลังก็วุ่นวาย วิธีที่ดีกว่าคือเก็บข้อมูลลูกค้าและเจ้าหนี้ไว้ใน “ผู้ติดต่อ” ให้เรียบร้อยก่อน เวลาออกเอกสารก็แค่เลือกชื่อ ระบบดึงข้อมูลมาให้ครบ ถูกต้องทุกใบครับ เดี๋ยวผมพาทำทีละขั้น
ผู้ติดต่อ = ลูกค้า (ฝั่งขาย) + เจ้าหนี้ (ฝั่งซื้อ) ของคุณ เก็บไว้ครั้งเดียว ใช้ได้ทุกเอกสารครับ
ผู้ติดต่อเอาไปใช้ตรงไหน
เวลาคุณออกเอกสาร (ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ฯลฯ) ระบบจะให้เลือก “ผู้รับ” ของเอกสารครับ ถ้าคุณเลือกจากผู้ติดต่อที่บันทึกไว้ มันจะดึง ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน มาใส่ให้อัตโนมัติ — โดยเฉพาะใบกำกับภาษีที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีข้อมูลผู้ซื้อครบถ้วน การเก็บไว้ก่อนช่วยให้ไม่พลาดครับ
ขั้นที่ 1 เปิดหน้าผู้ติดต่อ
เข้าที่เมนู ผู้ติดต่อ (หน้า contacts.php) จะเห็นรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมด พร้อมปุ่ม “เพิ่มผู้ติดต่อ” ครับ
ขั้นที่ 2 กรอกข้อมูลผู้ติดต่อ
กดปุ่ม “เพิ่มผู้ติดต่อ” เพื่อเข้าฟอร์ม แล้วกรอกไปทีละส่วนครับ
เลือกประเภทผู้ติดต่อ
บอกระบบก่อนว่าคนนี้เป็นใครของคุณ
- ลูกค้า — คนที่คุณขายของ/ออกใบแจ้งหนี้ให้
- เจ้าหนี้ — คนที่คุณซื้อของ/รับใบแจ้งหนี้มา
- ลูกค้า & เจ้าหนี้ — เป็นทั้งสองอย่าง
เลือกประเภทกิจการ
- บุคคลธรรมดา — คนทั่วไป
- นิติบุคคล — บริษัท/ห้างหุ้นส่วน (ระบบจะช่วยเติม “บริษัท … จำกัด” ให้ในตัวอย่างชื่อ เหมือนตอนสร้างกิจการเลยครับ)
กรอกข้อมูลหลัก
| ช่อง | กรอกอะไร |
|---|---|
| ชื่อกิจการ/ชื่อผู้ติดต่อ | ชื่อลูกค้าหรือเจ้าหนี้ (จำเป็น) |
| เลขประจำตัวผู้เสียภาษี | 13 หลัก สำคัญมากสำหรับใบกำกับภาษี |
| จดทะเบียน VAT | ติ๊กถ้าคู่ค้าจดภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| ที่อยู่ | ที่อยู่ ตำบล/อำเภอ/จังหวัด รหัสไปรษณีย์ |
| ข้อมูลติดต่อ | เบอร์โทร อีเมล เว็บไซต์ |
| ผู้ติดต่อ | ระบุชื่อคนที่ติดต่อได้ (เพิ่มได้สูงสุด 5 คน) |
| เงื่อนไขการชำระเงิน (วัน) | เครดิตกี่วัน เช่น 30 (ใส่ 0 = ใช้ค่าเริ่มต้นของกิจการ) |
เกร็ด CRM: ด้านบนฟอร์มยังมี Lifecycle stage (ระยะความสัมพันธ์) และ Tags (ป้ายกำกับ) ให้จัดกลุ่มลูกค้าได้ด้วย เช่น ติดป้าย “VIP” หรือจัดสถานะว่าเป็น lead (ผู้สนใจ) / ลูกค้าประจำ เผื่อใช้ติดตามงานขายครับ (ไม่บังคับ)
ขั้นที่ 3 บันทึก
กรอกครบแล้วกด “บันทึก” ผู้ติดต่อรายนี้ก็พร้อมให้เลือกใช้ในเอกสารทันทีครับ ครั้งหน้าออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าคนนี้ ก็แค่พิมพ์ชื่อแล้วเลือก ข้อมูลทุกอย่างมาครบเลย
สรุป
- ผู้ติดต่อคือ ลูกค้า + เจ้าหนี้ ของคุณ เก็บไว้ครั้งเดียวใช้ได้ทุกเอกสาร
- เพิ่มที่เมนู ผู้ติดต่อ → เพิ่มผู้ติดต่อ
- ระบุ ประเภท (ลูกค้า/เจ้าหนี้) และ ประเภทกิจการ (บุคคล/นิติบุคคล)
- กรอก เลขผู้เสียภาษีและที่อยู่ ให้ครบ จะได้ออกใบกำกับภาษีได้ถูกต้อง
- เวลาออกเอกสาร แค่เลือกชื่อ ระบบดึงข้อมูลมาให้อัตโนมัติ
ถ้าวางฐานข้อมูลลูกค้าให้ดีตั้งแต่แรก งานออกเอกสารหลังจากนี้จะเร็วและแม่นยำขึ้นมากครับ อ่านต่อเรื่อง สินค้า/บริการ เพื่อเตรียมรายการของที่จะขายได้เลย ติดตรงไหนทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เสมอนะครับ