สวัสดีครับ ผมมิวครับ
นอกจากใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ที่ใช้บ่อยแล้ว ฝั่งขายยังมีเอกสารตัวช่วยอีก 3 แบบที่หลายธุรกิจได้ใช้ครับ เดี๋ยวผมเล่ารวมในบทความเดียว ว่าแต่ละอันใช้ตอนไหน
ทั้ง 3 แบบออกผ่านสมาร์ทฟอร์มเดียวกัน ขั้นตอนเหมือนคู่มือกลางการออกเอกสาร — เปลี่ยนแค่ชนิดเอกสารตอนสร้าง
1. ใบกำกับสินค้าประมาณการ (Proforma Invoice)
เป็น “ใบแจ้งราคาประมาณการ” ที่ออกให้ลูกค้าก่อนการขายจริง คล้ายใบเสนอราคาแต่เป็นทางการขึ้น มักใช้กับการค้าระหว่างประเทศ หรือกรณีลูกค้าขอเอกสารไปตั้งเบิก/ขออนุมัติงบก่อนสั่งซื้อจริงครับ
- ใช้ตอนไหน: ลูกค้าต้องการเอกสารราคาประมาณการก่อนตัดสินใจ
- ออกที่ เอกสาร → สร้างใหม่ → ใบกำกับสินค้าประมาณการ
2. ใบสั่งขาย (Sales Order)
ใช้ ยืนยันคำสั่งซื้อจากลูกค้า หลังลูกค้าตกลงแล้ว ก่อนที่จะส่งของหรือวางบิล เป็นการล็อกรายการและจำนวนที่ลูกค้าสั่งครับ
- ใช้ตอนไหน: ลูกค้ายืนยันสั่งซื้อแล้ว ต้องการบันทึกคำสั่งซื้อไว้
- ออกที่ เอกสาร → สร้างใหม่ → ใบสั่งขาย
3. ใบส่งของ (Delivery Order)
ใช้ตอน ส่งมอบสินค้า ให้ลูกค้า เป็นหลักฐานว่าของถูกส่งไปแล้ว ลูกค้าเซ็นรับได้ มักแนบไปกับสินค้าครับ ใบส่งของจะไม่มี VAT (เป็นเอกสารส่งมอบ ไม่ใช่เอกสารภาษี)
- ใช้ตอนไหน: ส่งของให้ลูกค้า ต้องการใบส่ง/ใบรับของ
- ออกที่ เอกสาร → สร้างใหม่ → ใบส่งของ
สมาร์ทฟอร์มช่วยอะไร
ทั้ง 3 แบบใช้สมาร์ทฟอร์มเดียวกัน — ดึงข้อมูลลูกค้า/สินค้า คำนวณยอด (และ VAT สำหรับแบบที่มี) ให้อัตโนมัติ และแก้ไขได้ตอนเป็นร่างเหมือนเอกสารอื่น
สรุป
- Proforma = ใบราคาประมาณการก่อนขายจริง
- ใบสั่งขาย = ยืนยันคำสั่งซื้อจากลูกค้า
- ใบส่งของ = หลักฐานส่งมอบสินค้า (ไม่มี VAT)
- ทั้งหมดออกผ่านสมาร์ทฟอร์มเดียวกัน เลือกชนิดตอนสร้าง
ดังนั้น เลือกใช้ให้ตรงกับจังหวะงานขายของคุณได้เลยครับ ถ้าไม่แน่ใจว่าควรใช้เอกสารไหน ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ