สวัสดีครับ ผมมิวครับ
มีลูกค้าผมคนหนึ่งเก็บค่าบริการรายเดือนจากลูกค้าประจำ 20 กว่าราย ทุกต้นเดือนต้องมานั่งออกใบแจ้งหนี้ทีละใบ เสียเวลาเป็นชั่วโมง ผมเลยแนะนำฟีเจอร์นี้ครับ — เอกสารอัตโนมัติ (Recurring Documents) ตั้งครั้งเดียว ระบบออกเอกสารซ้ำให้เองทุกรอบ พอถึงวันก็มีเอกสารโผล่มารอเลย เดี๋ยวผมพาตั้งทีละขั้นแบบละเอียดครับ
เหมาะมากกับ: ค่า retainer รายเดือน ค่าเช่า ค่าบริการดูแลระบบ ค่าสมาชิก หรือบิลอะไรก็ตามที่ออกซ้ำ ๆ เป็นรอบ
เอกสารอัตโนมัติทำอะไรได้บ้าง
- สร้างเอกสารซ้ำตามรอบ รายสัปดาห์ / รายเดือน / ราย 3 เดือน / รายปี
- กำหนด วันที่ของเดือน ที่จะให้สร้าง (เช่น ทุกวันที่ 1)
- เลือกได้ว่าจะให้ออกมาเป็น ร่าง (รอเราอนุมัติ) หรือ อนุมัติอัตโนมัติ (ออกเลขเลย)
- ใส่ลูกค้า รายการ ราคา VAT หัก ณ ที่จ่าย ไว้ล่วงหน้า — ระบบคำนวณให้เหมือนสมาร์ทฟอร์ม
- มีวันสิ้นสุดได้ หรือจะให้วิ่งไปเรื่อย ๆ ก็ได้
- แจ้งเตือน เจ้าของ/ผู้ดูแลทุกครั้งที่ระบบสร้างเอกสารให้
ขั้นที่ 1 เปิดหน้าเอกสารอัตโนมัติ
เข้าเมนู เอกสารอัตโนมัติ (recurring-list.php) จะเห็นรายการ template ทั้งหมด พร้อมรอบการสร้าง วันที่สร้างถัดไป จำนวนที่สร้างไปแล้ว และสถานะ
กดปุ่ม “+ สร้างใหม่” เพื่อสร้าง template
ขั้นที่ 2 ตั้งค่า template
ข้อมูลทั่วไป
| ช่อง | กรอกอะไร |
|---|---|
| ชื่อ | ชื่อ template เพื่อให้จำได้ เช่น “ค่า Retainer คุณเอ รายเดือน” |
| ประเภทเอกสาร | เลือกชนิด เช่น ใบแจ้งหนี้ (IV), ใบเสร็จ (RC) |
| ลูกค้า/คู่ค้า | เลือกผู้ติดต่อที่จะออกเอกสารให้ |
| กำหนดชำระ (วัน) | เครดิตกี่วัน (ใช้คำนวณวันครบกำหนด) |
รอบการสร้าง
| ช่อง | กรอกอะไร |
|---|---|
| ความถี่ | รายสัปดาห์ / รายเดือน / ราย 3 เดือน / รายปี |
| ทุกกี่รอบ | เช่น ใส่ 3 + รายเดือน = ทุก 3 เดือน |
| สร้างวันที่ (ของเดือน) | วันที่ในเดือนที่จะสร้าง เช่น 1 (ถ้าเดือนนั้นสั้นกว่า ระบบจะเลื่อนไปวันสุดท้ายให้) |
| วันที่เริ่ม | เริ่มรอบแรกเมื่อไหร่ |
| วันที่สิ้นสุด | เว้นว่าง = วิ่งไปเรื่อย ๆ |
ระบบจะแสดงตัวอย่าง “จะสร้างครั้งแรกวันที่…” ให้เห็นทันทีที่ตั้งค่า จะได้มั่นใจว่ารอบถูกต้องครับ
การอนุมัติ — จุดที่ต้องคิดให้ดี
- ไม่ติ๊ก (แนะนำ) → ระบบสร้างเป็น ร่าง (DRAFT) รอคุณตรวจและกดอนุมัติเอง ปลอดภัยกว่า ได้เช็กก่อน
- ติ๊กอนุมัติอัตโนมัติ → ระบบ ออกเลขเอกสารให้ทันที ไม่ต้องมากดเอง เร็วกว่า แต่ย้อนกลับยาก
ผมแนะนำให้เริ่มจากแบบ ร่าง ก่อนครับ พอมั่นใจว่ารายการนิ่งแล้วค่อยเปลี่ยนเป็นอัตโนมัติ
รายการสินค้า/บริการ
ใส่รายการที่จะออกซ้ำทุกรอบ — เลือกจากสินค้าที่ตั้งไว้ หรือพิมพ์เอง ใส่จำนวน ราคา VAT หัก ณ ที่จ่าย ระบบคำนวณยอดรวมให้เหมือนตอนออกเอกสารปกติ
หมายเหตุพิเศษ: ถ้าเลือกประเภทเป็น หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (WHT) จะมีช่องตั้งค่า ภ.ง.ด. และข้อมูลผู้ลงนามเพิ่ม และเอกสาร WHT จะออกเป็น ร่างเสมอ ให้เราตรวจก่อนทุกครั้ง
ขั้นที่ 3 บันทึก แล้วปล่อยให้ระบบทำงาน
กด “สร้างเอกสารอัตโนมัติ” เป็นอันเสร็จ จากนั้นพอถึงวันที่ตั้งไว้ ระบบจะสร้างเอกสารให้เอง พร้อม แจ้งเตือน เจ้าของและผู้ดูแล
จัดการ template ในภายหลัง
ที่หน้ารายการ คุณจัดการแต่ละ template ได้ครับ
- แก้ไข — ปรับรายการ/รอบ/ลูกค้า
- หยุด / เปิด — พักไว้ชั่วคราว แล้วเปิดกลับมาได้
- รันเดี๋ยวนี้ — สั่งให้สร้างเอกสารทันทีโดยไม่ต้องรอถึงรอบ (เทสต์ดูได้)
- ลบ — ถ้าเคยสร้างเอกสารไปแล้ว ระบบจะแค่หยุดการทำงาน (ไม่ลบเอกสารเก่าที่ออกไปแล้ว)
สถานะบนรายการมี 3 แบบ: 🟢 เปิดอยู่, 🟡 หยุดชั่วคราว, ⚪ สิ้นสุดแล้ว และถ้าเลยกำหนดสร้างจะขึ้น (เลยกำหนด) สีแดงเตือน
ข้อควรรู้
- เอกสารที่สร้างอัตโนมัติ ไม่ได้ส่งให้ลูกค้าเอง — ระบบสร้างให้ + แจ้งเตือนเรา แล้วเราค่อยส่ง/แชร์เอง (วิธีแชร์ลิงก์)
- ระบบ กันการสร้างซ้ำ ในวันเดียวกันให้ ไม่ต้องกลัวออกซ้ำ
- ถ้ากิจการไม่ได้จด VAT รายการจะถูกตั้งเป็นไม่มี VAT ให้อัตโนมัติ
สรุป
- เอกสารอัตโนมัติ = ตั้งครั้งเดียว ระบบออกเอกสารซ้ำให้เองตามรอบ
- ตั้งที่ เมนูเอกสารอัตโนมัติ → + สร้างใหม่: เลือกชนิด + ลูกค้า + รอบ + รายการ
- เลือกได้ว่าจะออกเป็น ร่าง (แนะนำ) หรือ อนุมัติอัตโนมัติ
- จัดการได้ทุกเมื่อ: แก้ไข / หยุด-เปิด / รันเดี๋ยวนี้ / ลบ
ดังนั้น ถ้าคุณมีบิลที่ต้องออกซ้ำ ๆ ทุกเดือน ลองตั้งเอกสารอัตโนมัติไว้ครับ ประหยัดเวลาไปได้เยอะมาก เอาเวลาไปโฟกัสงานอื่นดีกว่า ถ้าอยากให้ทีม taxcount ช่วยวางระบบให้ ทักมาคุยกันได้เลยนะครับ