สวัสดีครับ ผมมิวครับ
ฟีเจอร์นี้ผมชอบมากและอยากให้ทุกคนได้ใช้ครับ — การแชร์ลิงก์เอกสาร สมัยก่อนเวลาส่งใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จให้ลูกค้า เราต้องเซฟ PDF แล้วแนบส่งไลน์/อีเมล ลูกค้าได้ไฟล์เก่าค้างเต็มเครื่อง พอแก้เอกสารก็ต้องส่งใหม่ วุ่นวายมาก
ใน taxcount studio คุณแค่ สร้างลิงก์เดียว ส่งให้ลูกค้า เขากดเปิดดูเอกสารได้เลยบนเบราว์เซอร์ ดาวน์โหลด PDF เองได้ และคุณยังคุมได้ด้วยว่าจะให้ลิงก์อยู่ได้นานแค่ไหน ใส่รหัสผ่านไหม หรือปิดลิงก์เมื่อไหร่ เดี๋ยวผมพาดูแบบละเอียดทุกปุ่มเลยครับ
สรุปสั้น ๆ: ลิงก์เดียว = ลูกค้าเห็นเอกสารเวอร์ชันล่าสุดเสมอ ดาวน์โหลดเองได้ และคุณคุมการเข้าถึงได้ตลอด
เงื่อนไขก่อนแชร์
แชร์ได้เฉพาะเอกสารที่ อนุมัติแล้ว / ออกแล้ว ครับ (เอกสารที่ยังเป็นร่างจะยังแชร์ไม่ได้ เพราะยังไม่เป็นทางการ) ดังนั้นถ้าปุ่มแชร์ยังไม่ขึ้น ให้กดอนุมัติเอกสารก่อนนะครับ
ขั้นที่ 1 สร้างลิงก์แชร์
เปิดเอกสารที่ต้องการ (หน้า document_view.php) ที่แถบเครื่องมือด้านบนจะมีปุ่ม 🔗 แชร์ กดแล้วระบบจะสร้างลิงก์ให้ทันที พร้อมกล่องแสดงลิงก์ขึ้นมา
ในกล่องนี้มีให้
- คัดลอกลิ้งค์ — ก๊อปปี้ลิงก์ไปส่งไลน์/อีเมลได้เลย
- เปิดลิ้งค์ — เปิดดูว่าหน้าที่ลูกค้าจะเห็นเป็นยังไง
ขั้นที่ 2 สิ่งที่ลูกค้า (ผู้รับลิงก์) จะเห็น
พอลูกค้าเปิดลิงก์ เขาจะเห็น เอกสารแบบอ่านอย่างเดียว หน้าตาเหมือนเอกสารพิมพ์จริง พร้อมปุ่ม ดาวน์โหลด PDF ที่มุมบน
สิ่งที่ลูกค้าทำได้คือ ดู และ ดาวน์โหลด PDF / สั่งพิมพ์ เท่านั้น — แก้ไขอะไรไม่ได้ ปลอดภัยครับ และที่สำคัญ ลูกค้าจะเห็น ข้อมูลล่าสุดเสมอ เพราะมันดึงจากเอกสารจริงในระบบ
ขั้นที่ 3 จัดการลิงก์ทั้งหมด
ไปที่หน้า จัดการลิงก์แชร์ (share-links.php) จะเห็นลิงก์ทุกอันที่เคยสร้าง พร้อมสถานะสุขภาพของแต่ละลิงก์ กรองและค้นหาได้ มีทั้งมุมมองตารางและคัมบัง
สถานะลิงก์มี 4 แบบครับ
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| 🟢 ใช้งานได้ | ลิงก์เปิดอยู่ ลูกค้าเข้าดูได้ |
| 🟡 ใช้ไม่ได้ | สถานะเอกสารไม่อนุญาตให้แชร์แล้ว |
| ⏰ หมดอายุ | เลยวันหมดอายุที่ตั้งไว้ |
| ⏸ ปิดใช้งาน | คุณปิดลิงก์เอง |
ขั้นที่ 4 ตั้งค่าลิงก์แบบละเอียด
นี่คือหัวใจของการ “คุมการเข้าถึง” ครับ เข้าไปที่หน้า ตั้งค่าลิงก์แชร์ (share-link-detail.php) จะปรับได้ทุกอย่าง
เปิด / ปิดลิงก์ชั่วคราว
กด “ปิดใช้งาน” เมื่อไม่อยากให้ลูกค้าเข้าได้ชั่วคราว (ลิงก์ยังอยู่ เปิดกลับมาได้) — เช่น ส่งผิดคน อยากหยุดไว้ก่อน
ตั้งวันหมดอายุ
กำหนดได้ว่าลิงก์จะใช้ได้ถึงเมื่อไหร่ มีปุ่มลัด +1 วัน / +7 วัน / +30 วัน / +90 วัน หรือเลือกวันเองก็ได้ พอเลยกำหนด ลูกค้าจะเปิดไม่ได้อัตโนมัติ (กด “ลบวันหมดอายุ” ถ้าอยากให้ไม่มีวันหมดอายุ)
ใส่รหัสผ่าน
อยากให้เฉพาะคนที่รู้รหัสเปิดได้ ก็ ตั้งรหัสผ่าน (อย่างน้อย 4 ตัว) ลูกค้าจะต้องกรอกรหัสก่อนถึงจะเห็นเอกสาร — เหมาะกับเอกสารที่เป็นความลับครับ
ดูสถิติการเข้าชม
ระบบบอกให้ด้วยว่าลิงก์นี้ ถูกเปิดดูกี่ครั้ง / เปิดล่าสุดเมื่อไหร่ / สร้างเมื่อไหร่ — มีประโยชน์มากครับ จะได้รู้ว่าลูกค้าเปิดดูใบแจ้งหนี้แล้วหรือยัง
โซนอันตราย: สร้างใหม่ / เพิกถอน
- สร้างลิงก์ใหม่ — ออกลิงก์ใหม่แทนอันเดิม ลิงก์เก่าจะใช้ไม่ได้ทันที (เผื่อลิงก์เก่าหลุดไปถึงคนที่ไม่ควรเห็น)
- เพิกถอนลิงก์ — ยกเลิกการแชร์ทั้งหมด ล้างทุกอย่าง ลิงก์นี้จะตายสนิท
สรุป
- แชร์ได้เฉพาะเอกสารที่ อนุมัติ/ออกแล้ว — กดปุ่ม 🔗 แชร์ ในหน้าเอกสาร
- ลูกค้าเปิดลิงก์ ดู + ดาวน์โหลด PDF ได้ (แก้ไม่ได้) และเห็นเวอร์ชันล่าสุดเสมอ
- คุมการเข้าถึงได้ครบ: เปิด/ปิด, วันหมดอายุ, รหัสผ่าน, สร้างใหม่, เพิกถอน
- ดู สถิติการเข้าชม ได้ว่าลูกค้าเปิดแล้วกี่ครั้ง
ดังนั้น แทนที่จะส่งไฟล์ PDF ไปมาให้สับสน ลองเปลี่ยนมาส่งลิงก์ดูครับ มืออาชีพขึ้น คุมง่ายขึ้น และลูกค้าก็สะดวกขึ้นเยอะ ถ้าติดตรงไหน หรืออยากให้ทีม taxcount ช่วยวางระบบเอกสารให้ ทักมาคุยกันได้เลยนะครับ