ส่งออกข้อมูลไปทำบัญชีหรือส่งผู้สอบบัญชี

ถึงสิ้นปีหรือสิ้นไตรมาส ผู้ทำบัญชีมักขอ "ไฟล์รายรับรายจ่ายทั้งหมด" จากคุณ บางคนต้องมานั่งก๊อปปี้ตัวเลขจากในแอปทีละบรรทัดใส่ Excel ซึ่งเสียเวลาและพิมพ์ผิดง่ายมากครับ

taxcount pocket มีเมนู "Export ข้อมูล" ที่ส่งออกข้อมูลของคุณเป็นไฟล์พร้อมส่งต่อได้ในไม่กี่คลิก บทนี้ผมจะพาทำทีละขั้นครับ

บทนี้เป็นส่วนหนึ่งของคู่มือ อ่านตัวเลขธุรกิจและวางแผนภาษีด้วย taxcount pocket

เปิดหน้าส่งออกข้อมูล

เปิดเมนู "Export ข้อมูล" หัวข้อหน้าจะขึ้นว่า "ส่งออกข้อมูล" พร้อมคำรอง "เลือกกิจการ ช่วงวันที่ และประเภทข้อมูลเพื่อดาวน์โหลดไฟล์"

เลือกตัวเลือกทีละขั้น

1. หมวดข้อมูลที่ต้องการส่งออก

ด้านบนเลือก "หมวดข้อมูลที่ต้องการส่งออก" ได้สามแบบ:

• รายรับ-รายจ่าย — รายการธุรกรรมทั้งหมด (อันนี้ที่ผู้ทำบัญชีขอบ่อยที่สุด)
• รายชื่อติดต่อ — รายชื่อลูกค้า/ผู้ขายที่บันทึกไว้
• สินค้า/บริการ — แคตตาล็อกสินค้าและบริการ

2. กิจการ

เลือก "กิจการ" ที่ต้องการส่งออก เผื่อคุณมีหลายกิจการในระบบ จะได้ส่งออกเฉพาะกิจการที่ต้องการ

3. ช่วงวันที่

กำหนด "วันที่เริ่มต้น" และ "วันที่สิ้นสุด" เพื่อดึงเฉพาะรายการในช่วงที่ต้องการ เช่น ทั้งปี ทั้งไตรมาส หรือเฉพาะเดือนที่ผู้สอบบัญชีขอ

4. ประเภทข้อมูล

เลือก "ประเภทข้อมูล" ได้สามแบบ:

• รายรับและรายจ่าย — ทั้งสองฝั่ง
• รายรับเท่านั้น
• รายจ่ายเท่านั้น

ช่วยให้คุณส่งเฉพาะส่วนที่ผู้ทำบัญชีต้องการ ไม่ต้องส่งทั้งหมดถ้าไม่จำเป็น

5. รูปแบบไฟล์

เลือก "รูปแบบไฟล์" ระหว่าง CSV หรือ PDF:

• CSV — เหมาะเปิดต่อใน Excel/Google Sheets ผู้ทำบัญชีส่วนใหญ่ชอบแบบนี้เพราะเอาไปประมวลผลต่อได้
• PDF — เหมาะสำหรับดูหรือเก็บเป็นหลักฐาน อ่านง่ายไม่แก้ไข

แล้วกดปุ่ม "ดาวน์โหลด CSV" (หรือปุ่มตามรูปแบบที่เลือก) เพื่อโหลดไฟล์ลงเครื่อง

กล่อง "สรุปช่วงข้อมูลที่เลือก"

ก่อนดาวน์โหลด ด้านล่างมีกล่อง "สรุปช่วงข้อมูลที่เลือก" แสดงยอด รายรับ / รายจ่าย / สุทธิ ของช่วงที่คุณเลือกไว้ ช่วยให้คุณเช็กก่อนว่าดึงข้อมูลถูกช่วงและตัวเลขดูสมเหตุสมผลไหม ก่อนส่งให้คนอื่นครับ

เคสตัวอย่าง: ผู้รับเหมารายหนึ่งสิ้นปีแค่เปิดเมนูนี้ เลือกกิจการ เลือกทั้งปี เลือก CSV แล้วกดดาวน์โหลด ส่งไฟล์เดียวให้ผู้ทำบัญชี ก็จบงานที่เคยใช้เวลาทั้งวันได้ในไม่กี่นาที

เหมาะกับใคร

หน้านี้เหมาะมากสำหรับส่งให้ ผู้ทำบัญชี หรือ ผู้สอบบัญชี เพราะข้อมูลออกมาเป็นไฟล์มาตรฐานพร้อมใช้ ลดงานพิมพ์ซ้ำและลดความผิดพลาดได้เยอะ และถ้าผู้ทำบัญชีอยากได้ข้อมูลแยกประเภท คุณก็ปรับตัวเลือกแล้วส่งออกใหม่ได้ทันที

สรุป

เมนู Export ข้อมูลใน taxcount pocket ช่วยให้คุณส่งออกรายรับ-รายจ่าย รายชื่อติดต่อ หรือสินค้า/บริการ เป็นไฟล์ CSV หรือ PDF โดยเลือกกิจการ ช่วงวันที่ และประเภทข้อมูลได้ละเอียด พร้อมกล่องสรุปยอดให้เช็กก่อนส่ง ทำให้การส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีง่ายและเร็วขึ้นมากครับ

ถ้าลองแล้วติดตรงไหน หรืออยากให้ทีม taxcount ช่วยดูบัญชีและภาษีของกิจการคุณแบบครบวงจร ทักมาคุยกันได้เลยนะครับ