สวัสดีครับ ผมมิว ที่ปรึกษาภาษีของ taxcount เชื่อว่าหลายคนเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้ครับ — ลูกค้าโอนเงินมาแล้วทักกลับมาว่า "ขอเอกสารหน่อยนะ" แล้วคุณก็เกิดคำถามในใจทันทีว่า "เอ๊ะ ตกลงจะออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินดีนะ?" สามชื่อนี้คล้ายกันจนหลายคนงงครับ
ข่าวดีคือใน taxcount quick ช่องแรกสุดของฟอร์มจะให้คุณ "เลือกประเภทเอกสาร" ก่อนเลย แล้วฟอร์มที่เหลือถึงจะปรากฏขึ้นมาตามแบบที่คุณเลือก เพราะฉะนั้นถ้าเลือกถูกตั้งแต่ต้น งานที่เหลือจะลื่นมากครับ บทความนี้ผมจะพาคุณดูความต่างของเอกสารทั้ง 3 แบบ แล้วช่วยคุณเลือกให้เหมาะกับกิจการทีละขั้นครับ
ทำไมต้องเลือกประเภทเอกสารก่อน
เพราะเอกสารแต่ละแบบมี "หน้าตา" และ "ช่องที่ต้องกรอก" ไม่เหมือนกันครับ บางแบบมีคอลัมน์ VAT บางแบบไม่มี บางแบบมีช่องวิธีรับเงิน บางแบบไม่มี ถ้าเลือกถูกตั้งแต่ช่องแรก โปรแกรมจะแสดงเฉพาะช่องที่คุณต้องใช้จริง ไม่ต้องมานั่งงงว่าช่องไหนเกี่ยวหรือไม่เกี่ยวครับ
ใน taxcount quick มีให้เลือก 3 แบบ ดังนี้ครับ
| ประเภทเอกสาร | คอลัมน์ VAT ในตารางรายการ | ช่องวิธีรับเงิน | เลขผู้เสียภาษีผู้ซื้อ |
|---|---|---|---|
| 1. ใบกำกับภาษี | มี | ไม่มี | ควรกรอกให้ครบ |
| 2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี | มี | มี | ควรกรอกให้ครบ |
| 3. ใบเสร็จรับเงิน | ไม่มี | มี | ไม่บังคับ |
เดี๋ยวเรามาดูทีละแบบกันครับ
แบบที่ 1: ใบกำกับภาษี
แบบนี้เน้นที่ "การกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม" โดยเฉพาะครับ จุดเด่นคือ
- ตารางรายการ มี คอลัมน์ VAT ให้คุณเลือกได้ว่าราคาที่กรอกเป็นแบบ "ยังไม่รวม VAT" หรือ "รวม VAT แล้ว"
- ไม่มี ช่องวิธีรับเงิน เพราะแบบนี้โฟกัสที่การออกใบกำกับภาษี ไม่ได้เน้นบันทึกว่ารับเงินมาด้วยวิธีไหน
- ควรกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อให้ครบ เพราะใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ฝั่งผู้ซื้อจะเอาไปใช้ต่อ
เหมาะกับกิจการที่จดทะเบียน VAT และต้องส่งมอบใบกำกับภาษีให้ลูกค้าครับ
จะเห็นว่าในตัวอย่างมีคอลัมน์ VAT ในตารางรายการ และมีบรรทัด "ภาษีมูลค่าเพิ่ม" แยกออกมาชัดเจนครับ
แบบที่ 2: ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
แบบนี้คือ "ใบเดียวจบ" ครับ เป็นเอกสารใบเดียวที่ทำหน้าที่ทั้งใบเสร็จและใบกำกับภาษีพร้อมกัน จุดเด่นคือ
- ตารางรายการ มี คอลัมน์ VAT เหมือนแบบที่ 1 (เลือกได้ว่าราคายังไม่รวมหรือรวม VAT แล้ว)
- มี ช่องวิธีรับเงินเพิ่มเข้ามา เลือกได้ทั้งเงินสด โอน เช็ค บัตรเครดิต กระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ หรืออื่น ๆ
- ควรกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อให้ครบเช่นกัน
เหมาะมากกับร้านที่ "รับเงินแล้วออกเอกสารทันที" ครับ เช่น ลูกค้าจ่ายเงินหน้าร้านเสร็จ คุณก็ออกเอกสารใบเดียวที่ทั้งยืนยันการรับเงินและเป็นใบกำกับภาษีไปในตัว ไม่ต้องออกสองใบให้วุ่นวายครับ
แบบที่ 3: ใบเสร็จรับเงิน
แบบนี้เน้นที่ "หลักฐานการรับเงิน" เป็นหลักครับ จุดต่างชัด ๆ คือ
- ตารางรายการ ไม่มี คอลัมน์ VAT
- มี ช่องวิธีรับเงิน (เงินสด โอน เช็ค บัตรเครดิต ฯลฯ)
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ ไม่บังคับ จะกรอกหรือไม่กรอกก็ได้
- ท้ายเอกสารจะแสดง "จำนวนเงินที่รับ" และ "ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระ" โดย ไม่มี บรรทัดแยก VAT ออกมา
เหมาะกับกิจการที่ยังไม่ได้จดทะเบียน VAT หรือกรณีที่คุณต้องการแค่หลักฐานยืนยันว่ารับเงินมาแล้ว ไม่ได้ต้องการกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มครับ
สังเกตได้เลยครับว่าตัวอย่างนี้ไม่มีคอลัมน์ VAT แต่มีบรรทัด "วิธีรับเงิน: เงินสด" และแสดง "จำนวนเงินที่รับ" แทน
แล้วกิจการคุณควรเลือกแบบไหน
ผมสรุปหลักการเลือกแบบเข้าใจง่าย ๆ ให้คุณตามนี้ครับ
- กิจการจด VAT และต้องส่งมอบใบกำกับภาษี → เลือกแบบ 1 หรือแบบ 2
- อยากได้ใบเดียวจบทั้งรับเงินและกำกับภาษี → เลือกแบบ 2 (ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี)
- ยังไม่จด VAT หรือต้องการแค่หลักฐานรับเงิน → เลือกแบบ 3 (ใบเสร็จรับเงิน)
ลองถามตัวเองสั้น ๆ ว่า "เราจด VAT ไหม" และ "เราอยากบันทึกวิธีรับเงินบนเอกสารด้วยหรือเปล่า" สองคำถามนี้มักพาคุณไปสู่คำตอบได้เกือบทุกครั้งครับ
หมายเหตุนิดนึงครับ — เกณฑ์ทางกฎหมายของแต่ละกิจการต่างกัน เรื่องว่ากิจการของคุณ "ต้องจด VAT หรือยัง" หรือ "ควรออกเอกสารแบบไหน" ขึ้นกับลักษณะธุรกิจและรายได้ของคุณ ถ้ายังไม่แน่ใจ ผมแนะนำให้ปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือสอบถามสรรพากรเพิ่มเติมก่อนนะครับ จะได้สบายใจ
ถ้าอยากดูภาพรวมการกรอกฟอร์มและออกเอกสารตั้งแต่ต้นจนได้ไฟล์ PDF ลองอ่านบทความหลักของเราได้ที่ วิธีออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จด้วย taxcount quick ครับ มีอธิบายทุกขั้นตอนแบบละเอียด
สรุป
เอกสารทั้ง 3 แบบใน taxcount quick ต่างกันที่ "มีคอลัมน์ VAT ไหม" และ "มีช่องวิธีรับเงินไหม" เป็นหลักครับ จำง่าย ๆ คือ ใบกำกับภาษีเน้นกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีคือใบเดียวจบทั้งรับเงินและกำกับภาษี, ส่วนใบเสร็จรับเงินเน้นเป็นหลักฐานการรับเงินโดยไม่มี VAT เลือกให้ตรงกับกิจการตั้งแต่ช่องแรก แล้วงานที่เหลือจะง่ายขึ้นเยอะครับ
ถ้าติดตรงไหน หรืออยากให้ช่วยดูเรื่องภาษีของกิจการแบบเฉพาะเจาะจง ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ 🙂