สวัสดีครับ ผมมิวครับ
เรื่องนี้คนเข้าใจผิดกันเยอะมากครับ หลายคนเชิญทีมเข้ามาแล้วให้สิทธิ์แบบเดียวกันหมด สุดท้ายพนักงานพาร์ทไทม์ดันลบเอกสารสำคัญได้ หรือไม่ก็ให้สิทธิ์น้อยไปจนนักบัญชีทำงานไม่ได้ เดี๋ยวผมอธิบายให้ฟังว่า User Level (สิทธิ์ผู้ใช้) ทั้ง 5 ระดับใน taxcount studio ต่างกันยังไง จะได้ให้สิทธิ์ทีมได้ถูกต้องตั้งแต่แรกครับ
หลักคิดง่าย ๆ ครับ — “ให้สิทธิ์เท่าที่งานต้องใช้” ไม่มากเกิน ไม่น้อยเกิน ถ้าวางสิทธิ์ดี ๆ ตั้งแต่แรก ปวดหัวน้อยลงเยอะครับ บทความนี้คู่กับ วิธีเชิญทีมงานเข้ากิจการ — อ่านควบคู่กันได้เลยครับ
ภาพรวม: 5 ระดับ เรียงจากสูงไปต่ำ
ใน taxcount studio สิทธิ์ผู้ใช้มี 5 ระดับ ไล่จากสิทธิ์มากที่สุดไปน้อยที่สุดแบบนี้ครับ
| ระดับ | บทบาท | สีป้าย | เหมาะกับใคร |
|---|---|---|---|
| 1 | เจ้าของ (owner) | 🔴 แดง | เจ้าของกิจการ |
| 2 | ผู้ดูแล (admin) | 🔵 น้ำเงิน | หุ้นส่วน/ผู้จัดการ |
| 3 | นักบัญชี (accountant) | 🟢 เขียว | นักบัญชี |
| 4 | พนักงาน (employee) | 🟡 เหลือง | พนักงานคีย์ข้อมูล |
| 5 | ผู้ดู (viewer) | ⚪ เทา | ผู้ตรวจ/ที่ปรึกษา |
ในหน้าสมาชิก คุณจะเห็นป้ายบทบาทแยกสีแบบนี้ มองปุ๊บรู้เลยว่าใครมีสิทธิ์ระดับไหนครับ
ลงรายละเอียดแต่ละระดับ
เจ้าของ (Owner) — สิทธิ์สูงสุด
สิทธิ์สูงสุดในกิจการครับ ทำได้ทุกอย่าง ตั้งแต่ออก/แก้/ลบ/อนุมัติเอกสาร จัดการผู้ติดต่อ สินค้า บัญชีธนาคาร ดูรายงาน ตั้งค่าธุรกิจ ไปจนถึง ปรับสิทธิ์ของคนอื่น ทั้งแบบรายบทบาทและรายบุคคล
บทบาทนี้สงวนไว้สำหรับ คนที่สร้างกิจการ เท่านั้นครับ เชิญผ่านโค้ดเพื่อให้ใครเป็นเจ้าของไม่ได้
ผู้ดูแล (Admin) — มือขวาของเจ้าของ
จัดการได้เกือบทั้งหมดครับ — ออก/แก้/ลบ/อนุมัติเอกสาร, จัดการผู้ติดต่อ สินค้า บัญชีธนาคาร, ดูรายงาน, ตั้งค่าธุรกิจ และ เชิญสมาชิกใหม่ ได้ด้วย
จุดที่ต่างจากเจ้าของคือ ลบสมาชิกออกจากกิจการไม่ได้ และปรับสิทธิ์ละเอียดรายคนไม่ได้ (สองอย่างนี้เป็นของเจ้าของ)
นักบัญชี (Accountant) — สำหรับงานบัญชีโดยเฉพาะ
ออกแบบมาเพื่องานเอกสาร/บัญชีครับ — สร้าง แก้ไข และ อนุมัติเอกสาร ได้ จัดการผู้ติดต่อและสินค้าได้ ดูรายงานได้ครบ
จุดที่จำกัดคือ ลบเอกสารไม่ได้, บัญชีธนาคารและการตั้งค่ากิจการดูได้อย่างเดียว, และแตะเรื่องสมาชิกไม่ได้
พนักงาน (Employee) — คีย์ข้อมูลได้ แต่ไม่แตะของสำคัญ
เหมาะกับคนช่วยคีย์ข้อมูลครับ — สร้างและแก้ เอกสาร ผู้ติดต่อ สินค้าได้ แต่ ลบไม่ได้ และอนุมัติเอกสารไม่ได้
ส่วนรายงานและบัญชีธนาคารดูได้อย่างเดียว และเข้าหน้าตั้งค่า/สมาชิกไม่ได้ — เป็นระดับที่ให้ทำงานได้คล่องแต่ปลอดภัยครับ
ผู้ดู (Viewer) — ดูอย่างเดียว
ระดับ “อ่านอย่างเดียว” ครับ เห็นข้อมูลเอกสาร รายงาน ผู้ติดต่อได้หมด แต่ สร้าง/แก้/ลบอะไรไม่ได้เลย
เหมาะกับที่ปรึกษา ผู้ตรวจสอบ หรือเจ้าของร่วมที่อยากเห็นภาพรวมแต่ไม่ต้องลงมือทำครับ
ตารางสรุปสิทธิ์แบบเร็ว
จำง่าย ๆ ด้วยตารางนี้ครับ
| ทำอะไรได้ | เจ้าของ | ผู้ดูแล | นักบัญชี | พนักงาน | ผู้ดู |
|---|---|---|---|---|---|
| ดูข้อมูล/รายงาน | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| สร้าง/แก้เอกสาร | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| อนุมัติเอกสาร | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| ลบเอกสาร | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| จัดการผู้ติดต่อ/สินค้า | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ (ลบไม่ได้) | ❌ |
| ตั้งค่าบัญชีธนาคาร | ✅ | ✅ | ดูอย่างเดียว | ดูอย่างเดียว | ❌ |
| เชิญ/จัดการสมาชิก | ✅ | ✅ (ลบไม่ได้) | ❌ | ❌ | ❌ |
| ตั้งค่าธุรกิจ | ✅ | ✅ | ดูอย่างเดียว | ❌ | ❌ |
ปรับสิทธิ์ละเอียดได้อีก (สำหรับเจ้าของ)
เผื่อธุรกิจคุณมีเคสเฉพาะ เจ้าของยังปรับสิทธิ์ได้ละเอียดกว่าค่ามาตรฐาน 2 แบบครับ
- ตามบทบาท — ปรับสิทธิ์ทั้งกลุ่ม เช่น อยากให้ “นักบัญชี” ในกิจการนี้ลบเอกสารได้ ก็เปิดให้เป็นกรณีพิเศษ
- รายบุคคล — ปรับเฉพาะคน เช่น พนักงานคนนี้คนเดียวที่ให้ดูรายงานต้นทุนได้
เข้าไปปรับได้ผ่านปุ่ม “เปลี่ยนสิทธิ์” และ “จัดการสิทธิ์” ในหน้าสมาชิกครับ ดังนั้นถ้าค่ามาตรฐานยังไม่พอดีกับทีมคุณ ก็ยืดหยุ่นได้
สรุป
- taxcount studio มีสิทธิ์ผู้ใช้ 5 ระดับ: เจ้าของ > ผู้ดูแล > นักบัญชี > พนักงาน > ผู้ดู
- ยิ่งระดับสูง ยิ่งทำได้มาก — เจ้าของทำได้ทุกอย่าง ผู้ดูทำได้แค่ดู
- ความต่างสำคัญ ๆ อยู่ที่ ลบเอกสาร / อนุมัติเอกสาร / จัดการสมาชิก / ตั้งค่า
- เจ้าของปรับสิทธิ์ได้ละเอียดทั้งรายบทบาทและรายบุคคล
- หลักคิด: ให้สิทธิ์เท่าที่งานต้องใช้
ดังนั้น ก่อนเชิญทีม ลองวางก่อนครับว่าใครควรอยู่ระดับไหน แล้วค่อยไป สร้างโค้ดเชิญ ตามนั้น ถ้าไม่แน่ใจว่าควรให้สิทธิ์ใครแค่ไหน ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ