สวัสดีครับ ผมมิว
ทุกครั้งที่ออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จ คุณต้องพิมพ์ชื่อลูกค้า เลขผู้เสียภาษี 13 หลัก ที่อยู่ยาว ๆ ใหม่ทุกที ใช่ไหมครับ? ถ้าลูกค้ารายเดิมกลับมาซื้ออีก คุณก็ต้องพิมพ์ซ้ำอีกรอบ เสี่ยงพิมพ์เลขผิดด้วย taxcount pocket แก้ปัญหานี้ด้วยสมุดผู้ติดต่อ — เก็บข้อมูลคู่ค้าไว้ครั้งเดียว แล้วเรียกใช้ซ้ำได้ตลอด
บทนี้เป็นส่วนหนึ่งของคู่มือ บันทึกรายรับ-รายจ่ายให้ถูกแบบสรรพากร ครับ
ผู้ติดต่อมี 2 แบบ
ในระบบ ผู้ติดต่อแบ่งเป็น ลูกค้า (คนที่ซื้อ/จ่ายเงินให้คุณ) และ ผู้จำหน่าย (คนที่คุณซื้อของ/จ่ายเงินให้) และมีแบบ "ทั้งสอง" สำหรับคู่ค้าที่เป็นทั้งลูกค้าและผู้จำหน่ายในคนเดียวกันครับ
เปิดหน้าผู้ติดต่อ
คลิกเมนู "ผู้ติดต่อ" ที่แถบด้านซ้าย จะเจอหน้าหัวข้อ "ผู้ติดต่อ" ด้านบนมีแท็บกรองดู: "ทั้งหมด / ลูกค้า / ผู้จำหน่าย / ทั้งสอง" และช่องค้นหา "ค้นหาชื่อหรือเลขผู้เสียภาษี…" ครับ
ในตารางคุณจะเห็นป้ายสีบอกประเภท "ลูกค้า" หรือ "ผู้จำหน่าย" ของแต่ละราย พร้อมสถานะเปิด/ปิดใช้งาน และปุ่มแก้ไข/ลบ
เพิ่มผู้ติดต่อใหม่
กดปุ่ม "+ เพิ่มใหม่" มุมขวาบน แล้วกรอก:
- ประเภท — เลือกลูกค้าหรือผู้จำหน่าย
- ชื่อ (จำเป็น) — ชื่อบุคคลหรือชื่อบริษัท
- เลขผู้เสียภาษี — เลข 13 หลัก ระบบจัดรูปแบบ (เว้นวรรค) ให้อัตโนมัติ ใส่เฉพาะกรณีนิติบุคคลหรือผู้ที่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- เบอร์โทรศัพท์
- ที่อยู่ — สำคัญมากถ้าจะออกเอกสารทางภาษี เพราะที่อยู่ต้องครบถ้วน
- หมายเหตุ — บันทึกข้อมูลเสริม เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน
เคสตัวอย่าง: ฟรีแลนซ์รับงานออกแบบให้บริษัทแห่งหนึ่งประจำ ก็เพิ่มบริษัทนั้นเป็นผู้ติดต่อประเภท "ลูกค้า" ใส่เลขผู้เสียภาษีและที่อยู่ให้ครบ พอถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้ก็เลือกชื่อนี้ ระบบเติมข้อมูลให้ทันที ไม่ต้องพิมพ์เลข 13 หลักใหม่ให้เสี่ยงผิดครับ
ใช้ผู้ติดต่อให้คุ้ม
ข้อมูลผู้ติดต่อที่เก็บไว้จะถูกเรียกใช้ใน 2 จุดสำคัญ:
- ตอนบันทึกรายการ — ในฟอร์มมีช่อง "ผู้ติดต่อ (ไม่บังคับ)" พิมพ์ชื่อแล้วเลือกได้เลย หรือถ้ายังไม่มีก็กด "+ เพิ่มผู้ติดต่อใหม่" ได้จากในฟอร์มโดยไม่ต้องออกไปหน้านี้
- ตอนออกเอกสาร — เลือกผู้ติดต่อแล้วชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี จะเติมลงเอกสารให้อัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดและประหยัดเวล่ามาก
ค้นหาและจัดระเบียบ
ถ้ามีผู้ติดต่อเยอะ ใช้ช่องค้นหา "ค้นหาชื่อหรือเลขผู้เสียภาษี…" เพื่อหาเร็ว ๆ หรือกดแท็บ "ลูกค้า"/"ผู้จำหน่าย" เพื่อดูเฉพาะกลุ่มที่ต้องการ ส่วนผู้ติดต่อที่เลิกค้าขายกันแล้ว สามารถปิดใช้งานได้โดยข้อมูลและรายการเก่ายังอยู่ครบ ไม่ถูกลบทิ้งครับ
สรุป
สมุดผู้ติดต่อที่อัปเดตไว้ดี ทำให้ทุกครั้งที่บันทึกรายการหรือออกเอกสารเร็วขึ้นและแม่นยำขึ้น โดยเฉพาะเลขผู้เสียภาษี 13 หลักที่พลาดง่าย เก็บไว้ครั้งเดียวใช้ได้ตลอดครับ ขั้นต่อไปลองดูเรื่อง สร้างคลังสินค้า/บริการ เพื่อให้การกรอกฟอร์มเร็วขึ้นอีก
ถ้าลองแล้วติดตรงไหน หรืออยากให้ช่วยดูภาษีของกิจการคุณ ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ