สวัสดีครับ ผมมิว ที่ปรึกษาภาษีสำหรับผู้ประกอบการ
มีเจ้าของร้านท่านหนึ่งเล่าให้ผมฟังว่า เปิดร้านมาเกือบปี ขายดีมาก แต่พอสิ้นปีกลับตอบไม่ได้ว่ากำไรเท่าไหร่ เพราะเงินเข้า-เงินออกปนกันอยู่ในบัญชีเดียว สมุดจดก็หายบ้าง ลืมจดบ้าง พอสรรพากรขอดูรายการก็หาไม่เจอ เรื่องนี้เป็นปัญหาคลาสสิกของคนทำธุรกิจเองครับ ไม่ใช่ว่าขยันไม่พอ แต่ "ไม่มีระบบ" ที่ทำให้บันทึกได้ง่ายและถูกต้องตั้งแต่แรก
ข่าวดีคือ การบันทึกรายรับ-รายจ่ายให้ถูกแบบสรรพากรไม่ได้ยากอย่างที่คิด และ taxcount pocket ออกแบบมาให้คุณ "ทำเองได้" แม้ไม่ใช่นักบัญชี บทนี้ผมจะพาคุณบันทึกรายการแรกแบบทีละขั้นครับ
ทำไมต้องบันทึกแบบ "3 ช่อง"
กรมสรรพากรกำหนดรูปแบบการจดบันทึกที่เรียกว่า รายงานเงินสดรับ-จ่าย ซึ่งหัวใจคือการแยกตัวเลขออกเป็น 3 ช่องชัดเจน:
- รายรับ — เงินที่เข้ามาจากการขายของหรือให้บริการ
- รายจ่าย: ซื้อสินค้า — ต้นทุนสินค้าที่ซื้อมาเพื่อขายต่อ หรือวัตถุดิบ
- รายจ่าย: ค่าใช้จ่ายอื่นๆ — ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั่วไป เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำค่าไฟ ค่าการตลาด
ทำไมต้องแยกถึง 3 ช่อง? เพราะต้นทุน "ซื้อสินค้า" กับ "ค่าใช้จ่ายอื่นๆ" มีความหมายทางภาษีต่างกันครับ การแยกตั้งแต่ตอนบันทึกจะช่วยให้ตอนสรุปภาษีปลายปีคำนวณได้ถูก ไม่ต้องมานั่งแยกย้อนหลังให้ปวดหัว taxcount pocket ใช้รูปแบบ 3 ช่องนี้เป็นมาตรฐานในทุกหน้าจอ คุณจึงมั่นใจได้ว่าบันทึกถูกแนวทางตั้งแต่วันแรก
ขั้นตอนที่ 1: เปิดฟอร์มบันทึกรายการ
คลิกเมนู "บันทึกรายการ" ที่แถบด้านซ้าย จะเจอฟอร์มหัวข้อ "บันทึกรายรับหรือรายจ่ายประจำวัน" ครับ
ด้านบนสุดของฟอร์มมีสวิตช์ให้เลือกประเภทระหว่าง "+ รายรับ" (สีเขียว) กับ "− รายจ่าย" (สีแดง) เลือกให้ตรงกับรายการที่จะบันทึกก่อนเป็นอันดับแรก
ขั้นตอนที่ 2: กรอกข้อมูลรายรับ
เมื่ออยู่ในโหมด "+ รายรับ" ให้กรอกข้อมูลตามนี้:
- วันที่ (จำเป็น) — วันที่เกิดรายการจริง ระบบใส่วันนี้ให้อัตโนมัติ แก้ได้
- หมวดหมู่ — เลือกจากรายการ (ค่าเริ่มต้นคือ "— เลือกหมวดหมู่ —") ถ้ายังไม่มีหมวดที่ต้องการ ตั้งเพิ่มได้ที่เมนูหมวดหมู่
- ผู้ติดต่อ (ไม่บังคับ) — ลูกค้าที่จ่ายเงินให้คุณ พิมพ์ชื่อแล้วเลือกจากที่มีอยู่ หรือกด "+ เพิ่มผู้ติดต่อใหม่"
- สินค้า/บริการ (ไม่บังคับ) — เลือกจากคลังสินค้า หรือกด "+ เพิ่มสินค้า/บริการใหม่"
- รายรับ (บาท) (จำเป็น) — ยอดเงินที่รับ
- รายละเอียด (จำเป็น) — อธิบายสั้น ๆ ว่ารายการนี้คืออะไร เช่น "ขายสินค้า, ซื้อวัตถุดิบ, ค่าเช่า"
- หมายเหตุ และ เลขที่เอกสารอ้างอิง — ใส่เพิ่มได้ถ้ามี เช่น เลขใบเสร็จ
เคสตัวอย่าง: ร้านกาแฟขายเครื่องดื่มได้รวม 3,500 บาทในวันนี้ ก็เลือก "+ รายรับ" เลือกหมวด "ขายเครื่องดื่ม/เบเกอรี่" กรอก 3,500 ในช่องรายรับ ใส่รายละเอียด "ยอดขายหน้าร้าน" เท่านี้ก็เรียบร้อยครับ
ขั้นตอนที่ 3: กรอกข้อมูลรายจ่าย
สลับมาที่โหมด "− รายจ่าย" ฟอร์มจะเปลี่ยนช่องยอดเงินเป็น 2 ช่องตามรูปแบบสรรพากร:
- รายจ่าย: ซื้อสินค้า (บาท) — สำหรับต้นทุนสินค้า/วัตถุดิบ
- รายจ่าย: ค่าใช้จ่ายอื่นๆ (บาท) — สำหรับค่าใช้จ่ายดำเนินงานอื่น ๆ
กรอกในช่องที่ตรงกับลักษณะของรายจ่ายนั้น ส่วนช่องอื่น (วันที่ หมวดหมู่ ผู้ติดต่อ รายละเอียด) ใช้เหมือนฝั่งรายรับเลยครับ
ถ้ากิจการคุณจด VAT จะเห็นเช็คบ็อกซ์ "มีภาษีซื้อ (ใบกำกับภาษี)" ด้านล่าง สำหรับบันทึกภาษีซื้อจากใบกำกับภาษี ส่วนนี้มีรายละเอียดเฉพาะ ผมแยกอธิบายไว้ในบท บันทึกภาษีซื้อจากใบกำกับภาษี ครับ
ขั้นตอนที่ 4: บันทึก
เมื่อกรอกครบแล้ว มีปุ่มให้เลือก 2 แบบ:
- "บันทึกรายการ" — บันทึกแล้วจบ
- "บันทึก + เพิ่มต่อ" — บันทึกแล้วเคลียร์ฟอร์มให้กรอกรายการถัดไปทันที เหมาะตอนจะลงหลายรายการรวดเดียว
บันทึกให้ทันเวลา — กฎ 3 วันทำการ
ถ้าคุณเลือกวันที่ย้อนหลังไปไกลเกินไป ระบบจะขึ้นเตือนว่า "ควรบันทึกภายใน 3 วันทำการตามกฎสรรพากร" ครับ นี่ไม่ใช่ระบบจู้จี้ แต่เป็นแนวทางของกรมสรรพากรที่ว่า รายการเงินสดควรลงบันทึกภายใน 3 วันทำการนับจากวันเกิดรายการ เพื่อให้ข้อมูลแม่นยำและตรวจสอบได้ เคล็ดลับง่าย ๆ คือ "จดทุกวันตอนปิดร้าน" จะได้ไม่ตกหล่นครับ
ดูภาพรวมที่ "รายการทั้งหมด"
ทุกรายการที่บันทึกจะไปรวมอยู่ที่เมนู "รายการทั้งหมด" ซึ่งแสดงเป็นตารางตามรูปแบบ 3 ช่อง พร้อมสรุป "รวมทั้งหมด" และ "กำไร (ขาดทุน)" ให้อัตโนมัติ
ที่หน้านี้คุณยังกรองตามช่วงเวลา หมวดหมู่ ค้นหาคำ และเรียงลำดับได้ รวมถึงกดสร้างเอกสาร (ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ฯลฯ) ต่อจากแต่ละรายการได้เลย เทคนิคการกรองและค้นหาผมรวบรวมไว้ในบทท้ายของกลุ่มนี้ครับ
อ่านต่อเชิงลึก
บทนี้เป็นเสาหลักของกลุ่ม "บันทึกรายรับ-รายจ่าย" ถ้าอยากเจาะแต่ละเรื่องให้ลึกขึ้น อ่านต่อได้ที่:
- ตั้งค่าหมวดหมู่รายรับ-รายจ่าย — จัดกลุ่มเงินเข้า-ออกให้ดูรายงานง่าย
- จัดการผู้ติดต่อ (ลูกค้าและผู้จำหน่าย) — เก็บข้อมูลคู่ค้าไว้กรอกฟอร์มเร็วขึ้น
- สร้างคลังสินค้า/บริการเพื่อกรอกเร็วขึ้น — เลือกแทนการพิมพ์ซ้ำ
- เพิ่มช่องทางรับชำระเงิน — โอน/พร้อมเพย์/เงินสด แสดงบนเอกสาร
- บันทึกภาษีซื้อจากใบกำกับภาษี — สำหรับกิจการที่จด VAT
- บันทึกทีละหลายรายการ และเทคนิคการกรอง/ค้นหา — ลงข้อมูลย้อนหลังเร็ว ๆ
สรุป
การบันทึกรายรับ-รายจ่ายให้ถูกแบบสรรพากร เริ่มจากแค่ 3 อย่างครับ — เลือกประเภท (รายรับ/รายจ่าย) กรอกยอดให้ตรงช่อง และลงให้ทันภายใน 3 วันทำการ ทำสม่ำเสมอแค่นี้ คุณก็จะมีรายงานเงินสดรับ-จ่ายที่พร้อมใช้ตอนสรุปภาษี และรู้กำไรของกิจการตัวเองได้ทุกเมื่อ
ขอย้ำว่าตัวเลขสรุปต่าง ๆ ในแอปเป็นข้อมูลเพื่อช่วยวางแผน ถ้าถึงเวลายื่นจริงหรือมีจุดที่ไม่แน่ใจ ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้วยจะอุ่นใจที่สุด ถ้าลองแล้วติดตรงไหน หรืออยากให้ช่วยดูภาษีของกิจการคุณ ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ