"พี่ครับ ร้านผมโตขึ้น มีน้องช่วยคิดเงินหน้าร้าน อยากให้น้องบันทึกรายรับได้ แต่ไม่อยากให้เห็นรายงานภาษีหรือกำไรทั้งร้าน ทำได้ไหม?" — ทำได้ครับ และนี่คือเหตุผลที่ taxcount pocket มีระบบทีมงานพร้อมสิทธิ์รายโมดูล ให้แต่ละคนเห็นและทำได้เฉพาะส่วนที่ควร
บทนี้เป็นส่วนหนึ่งของคู่มือ เริ่มต้นใช้งาน taxcount pocket ใน 10 นาที
เข้าหน้าทีมงาน
ไปที่เมนู "ทีมงาน" ฝั่งซ้าย จะเจอหัวข้อ "ทีมงาน" พร้อมคำอธิบาย "จัดการสิทธิ์การใช้งานของสมาชิกในกิจการ"
ตารางสมาชิกมีคอลัมน์ "ชื่อ" / "บทบาท" / "สถานะ" / "เข้าร่วมเมื่อ" / "การจัดการ" ตอนเริ่มต้นจะมีแค่คุณเองในฐานะ "เจ้าของ" ครับ
ทำความรู้จัก 3 บทบาท
ก่อนเชิญใคร เข้าใจบทบาททั้งสามก่อน เพื่อจะได้มอบสิทธิ์ให้เหมาะกับงาน:
- "เจ้าของ" — สิทธิ์สูงสุด จัดการได้ทุกอย่างรวมถึงทีมงานและข้อมูลกิจการ ปกติคือตัวคุณเอง
- "ผู้ดูแล" — ช่วยดูแลงานเป็นวงกว้าง เหมาะกับหุ้นส่วนหรือผู้จัดการที่ไว้ใจได้
- "สมาชิก" — สิทธิ์จำกัดตามที่กำหนด เหมาะกับพนักงานที่ทำงานเฉพาะส่วน เช่น บันทึกรายการหน้าร้าน
ตัวอย่าง "ร้านใบชา คาเฟ่ สตูดิโอ" ให้เจ้าของร้านเป็น "เจ้าของ" ผู้จัดการสาขาเป็น "ผู้ดูแล" และน้องแคชเชียร์เป็น "สมาชิก" ที่เปิดสิทธิ์ให้เฉพาะบันทึกรายการกับดูผู้ติดต่อ
สร้างรหัสเชิญ
กดปุ่ม "เชิญสมาชิก" ระบบจะให้คุณกรอกรายละเอียดของรหัสเชิญ:
- "บทบาท" — เลือกบทบาทที่จะมอบให้ผู้ที่ใช้รหัสนี้ (เจ้าของ / ผู้ดูแล / สมาชิก)
- "หมดอายุใน (วัน)" — ตั้งวันหมดอายุของรหัส เพื่อความปลอดภัย ไม่ให้รหัสค้างอยู่นานเกินไป
- "จำนวนการใช้งานสูงสุด" — จำกัดว่ารหัสนี้ใช้เข้าร่วมได้กี่คน เช่น ตั้งเป็น 1 ถ้าเชิญคนเดียว
- "หมายเหตุ (ไม่บังคับ)" — โน้ตช่วยจำว่ารหัสนี้เชิญใคร เช่น "น้องแคชเชียร์ กะเช้า"
เมื่อกรอกเสร็จ กดปุ่ม "สร้างรหัสเชิญ" ระบบจะออกรหัสรูปแบบ `TCP-XXXX-YYYY` ให้ ส่งรหัสนี้ให้คนที่คุณต้องการเชิญ
เขาแค่เข้าสู่ระบบ แล้วเลือกการ์ด "มีโค้ดเชิญ?" ที่หน้าต้อนรับ (หรือปุ่ม "เข้าร่วมด้วยรหัสเชิญ" ในหน้าจัดการกิจการ) กรอกรหัสที่คุณส่งไป ก็จะเข้าร่วมกิจการของคุณตามบทบาทที่กำหนดไว้ทันที
เนื่องจากระบบนี้ไม่มีการส่งอีเมล รหัสเชิญจึงเป็นวิธีหลักในการพาคนเข้าทีม ส่งผ่านแชตหรือช่องทางที่คุณสะดวกได้เลยครับ และอย่าลืมว่ารหัสมีวันหมดอายุและจำนวนใช้งานจำกัดตามที่คุณตั้งไว้
กำหนดสิทธิ์รายโมดูล
จุดเด่นที่ผมชอบคือ คุณกำหนดได้ละเอียดถึงระดับ "แต่ละเมนู" ว่าสมาชิกคนไหนเข้าถึงอะไรได้บ้าง โมดูลที่กำหนดสิทธิ์ได้ ได้แก่:
- รายรับ-รายจ่าย
- เอกสาร
- ผู้ติดต่อ
- สินค้า/บริการ
- แดชบอร์ดภาษี
- รายงานการเงิน
- แชร์เอกสาร
กลับมาที่เคสตอนต้น — น้องแคชเชียร์ คุณก็เปิดสิทธิ์ให้เฉพาะ "รายรับ-รายจ่าย" กับ "ผู้ติดต่อ" ส่วน "รายงานการเงิน" และ "แดชบอร์ดภาษี" ปิดไว้ น้องก็บันทึกขายได้ทุกวัน แต่ไม่เห็นกำไรรวมหรือข้อมูลภาษีของร้าน ตรงตามที่คุณต้องการพอดีครับ
สรุป
ระบบทีมงานของ taxcount pocket ให้คุณขยายทีมได้อย่างปลอดภัย — เชิญด้วยรหัส `TCP-XXXX-YYYY` ที่ตั้งวันหมดอายุและจำนวนใช้งานได้ เลือกบทบาทเจ้าของ/ผู้ดูแล/สมาชิก แล้วล็อกสิทธิ์ลงถึงรายโมดูล ทุกคนในทีมจึงเห็นและทำได้เฉพาะส่วนที่ควร
ถ้าลองแล้วติดตรงไหน หรืออยากปรึกษาเรื่องการจัดสิทธิ์ให้เหมาะกับทีมของคุณ ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ