"เวลาจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ หรือจ่ายค่าจ้างฟรีแลนซ์ ผมอยากมีหลักฐานเก็บไว้ว่าจ่ายไปเท่าไหร่ จ่ายให้ใคร แนบใบเสร็จเขาไว้ด้วย เผื่อสรรพากรขอดูทีหลัง" — เอกสารสองตัวนี้ตอบโจทย์ตรงนั้นเลยครับ
ใบสำคัญจ่าย และ ใบสำคัญรับเงิน เป็นเอกสารภายในที่ใช้บันทึกการเคลื่อนไหวของเงิน ต่างจากเอกสารขายตรงที่มันเน้น "เก็บหลักฐาน" ของกิจการคุณเอง บทนี้ผมจะอธิบายว่าใช้เมื่อไหร่และออกอย่างไรครับ
บทนี้เป็นส่วนหนึ่งของคู่มือ ออกเอกสารธุรกิจอย่างมืออาชีพด้วย taxcount pocket
สองตัวนี้ต่างกันอย่างไร
ที่หน้า เอกสาร จะเห็นการ์ดสองใบนี้พร้อมป้ายทิศทางเงินกำกับชัดเจน
- ใบสำคัญจ่าย (PV) — ป้าย จ่ายเงิน ใช้บันทึกการจ่ายเงินออกจากกิจการ เช่น จ่ายค่าสินค้า ค่าจ้าง ค่าเช่า
- ใบสำคัญรับเงิน (RV) — ป้าย รับเงิน ใช้บันทึกการรับเงินเข้ากิจการ เช่น รับเงินคืน รับเงินมัดจำ หรือเงินที่ไม่ได้ออกเป็นใบเสร็จขาย
ทั้งสองตัวใช้ได้ทุกกิจการ ไม่ว่าจะจด VAT หรือไม่ครับ
วิธีออกใบสำคัญจ่าย
กดปุ่ม "+ สร้าง" บนการ์ดใบสำคัญจ่าย เลขที่ขึ้นเป็น `PV-2026-xxxx` ฟอร์มหน้าตาเหมือนเอกสารอื่น:
- ส่วน "ข้อมูลเอกสาร" — กรอกวันที่เอกสารและหัวข้อ/อ้างอิง เช่น "จ่ายค่าเมล็ดกาแฟ"
- ส่วน "ลูกค้า / ผู้รับ" — ในที่นี้คือ "ผู้รับเงิน" เช่น ชื่อซัพพลายเออร์หรือชื่อฟรีแลนซ์ ค้นหาจากผู้ติดต่อเดิมได้
- ส่วน "รายการสินค้า / บริการ" — ใส่รายการที่จ่าย พร้อมจำนวนและยอดเงิน
วิธีออกใบสำคัญรับเงิน
กดปุ่ม "+ สร้าง" บนการ์ดใบสำคัญรับเงิน เลขที่ขึ้นเป็น `RV-2026-xxxx` ขั้นตอนเหมือนใบสำคัญจ่าย เพียงแต่บันทึกเป็นเงินที่ "รับเข้า" แทน
แนบหลักฐานเอกสาร
จุดเด่นของใบสำคัญทั้งสองคือมีส่วน "เอกสารแนบ" ให้ระบุว่าแนบหลักฐานอะไรไว้ เป็นเช็คบ็อกซ์ให้ติ๊ก:
- "ใบเสร็จรับเงิน" — แนบใบเสร็จที่ได้รับมา
- "ใบกำกับภาษี" — แนบใบกำกับภาษีจากผู้ขาย
- "อื่นๆ" — ระบุเพิ่มเองได้
ส่วนนี้สำคัญมากครับ เพราะทำให้เอกสารภายในของคุณมี "ที่มาที่ไป" ชัดเจน เวลายื่นภาษีหรือต้องตรวจสอบย้อนหลังจะหาหลักฐานเจอทันที
เคสฟรีแลนซ์: ออฟฟิศจ้างนักออกแบบทำโลโก้ จ่ายเงินแล้วออกใบสำคัญจ่าย ติ๊กแนบ "ใบเสร็จรับเงิน" ที่นักออกแบบให้มา ทีนี้พอสิ้นปีตรวจรายจ่าย ก็เห็นชัดว่าจ่ายให้ใคร เท่าไหร่ มีหลักฐานอะไรประกอบ
สรุป
ใบสำคัญจ่าย (จ่ายเงิน) และ ใบสำคัญรับเงิน (รับเงิน) คือเอกสารภายในที่ช่วยให้การเคลื่อนไหวของเงินในกิจการคุณมีหลักฐานครบ ออกง่ายเหมือนเอกสารอื่น แถมแนบหลักฐานได้ในตัว ใช้คู่กับการบันทึกรายรับ-รายจ่ายปกติจะทำให้บัญชีของคุณเป็นระเบียบและตรวจสอบย้อนหลังได้สบาย ๆ
ถ้าลองแล้วติดตรงไหน หรืออยากให้ช่วยดูภาษีของกิจการคุณ ทักมาคุยกับทีม taxcount ได้เลยนะครับ
อ่านต่อเรื่องการส่งเอกสารให้ลูกค้าได้ที่ ส่งออก PDF และแชร์ลิงก์เอกสารให้ลูกค้า ครับ